Реферат Шляхи вирішення проблеми вибору системи електронного документообігу

Тема: Статьи

terprise Office Solution for SharePoint (ЕОС);

KnowDocs (Ittilan);

WSS Docs (WSS Cjnsulting).

Російські дослідники ринку СЕД пропонує класифікацію систем у відповідності зі специфікою завдань, розв'язуваних даним програмним продуктом в загальній структурі документообігу організації. У цьому випадку експерти виділяють такі групи рішень, як системи WorkFlow, системи діловодства, електронні архіви документів, системи колективної обробки документів і комплексні системи управління документами.

Термін WorkFlow характеризує системи, спрямовані на автоматизацію великого числа бізнес-процесів компанії, при цьому питома вага кожного з них невеликий. WorkFlow дозволяє працювати з такими бізнес-процесами, контент яких піддається постійним змінам і доповненням. Важливою особливістю є можливість роботи з неструктурованими даними.

Системи діловодства - це автоматизовані системи побудови та контролю за виконанням потоків документів відповідно до подання заданої логіки діловодства в програмному забезпеченні. Тобто йдеться про створення документів в потоковому режимі з можливістю слабкої чи жорсткої маршрутизації і відстеженням життєвого циклу кожного документа. Системи діловодства, як правило, орієнтовані на окремі сфери застосування: фінанси, виробництво, управління продажами, хоча звітність, генерируемая ними, пронизує всю організаційну структуру підприємства.

Електронні архіви являють собою інтегровані в інформаційну систему підприємства систематизовані каталоги корпоративних документів. Переклад паперових версій в електронні здійснюється за допомогою різних методів, в тому числі, методів потокового сканування. Електронні архіви складаються безпосередньо зі сховища документів, програмного забезпечення, що забезпечує взаємодію архіву з елементами інформаційної системи: серверами, додатками (модульна система), а також верхньої надбудови - програмного забезпечення, керуючого сховищем і модульною системою вводу-виводу.

Системи колективної обробки документів припускають підтримку спільної роботи з документом, включаючи розробку маршрутів руху документа і опис сценарію руху, визначення кола осіб, причетних до роботи з документом, установку рівня їх прав і повноважень.

Комплексні системи синтезують функції окремих додатків і підсистем і подразумевают комплексну автоматизацію бізнес-процесів підприємства.

Таким чином, ми проаналізували декілька запропонованих документознавців класифікацій систем електронного документообігу. В якості підстав для даних класифікацій були взяті найрізноманітніші ознаки СЕД. Проведений аналіз показує, що через виняткового різноманітності функціональних і інших ознак СЕД універсальної класифікації на сьогоднішній день не існує і навряд чи поки можливо її створення.

Глава 2. Шляхи вирішення проблеми вибору системи електронного документообігу

2.1 Основні критерії вибору СЕД

Основним критерієм для вибору СЕД має бути відповідність цілям і завданням, які будуть вирішені введенням даного програмного забезпечення, наприклад. Зупинимося докладніше на аналізі можливих цілей і завдань використання СЕД.

Якщо мета - мінімізація витрат на зберігання інформаційної складової бізнес-процесів, то завданнями можуть бути:

створення єдиного сховища для оперативної документації організації;

створення структурованого сховища документації відповідно до номенклатури справ організації;

створення єдиного сховища для архівної документації організації;

організація централізованого доступу до документів;

підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань;

здешевлення збереження паперових документів.

Якщо мета - оптимізація витрат на забезпечення щоденної роботи з документами, то завданнями можуть бути:

мінімізація традиційного документообігу;

скорочення витрат управління документопотоками організації;

автоматизація діяльності підрозділів працюють з документами;

введення корпоративних стандартів у роботі з документами;