онних документів. Для того, щоб комп'ютерні файли не було втрачено, необхідно їх зберігати в двох або більше примірниках, розміщених на окремих електронних носіях. Тоді при втраті одного з носіїв, можна швидко зробити дублікат файлів з залишився носія.
Важливим є також вибір типу носія, його довговічність. Цей вибір залежить від виду електронного документа та строку його зберігання. Найбільш поширений спосіб зберігання інформаційних ресурсів в організаціях - зберігання файлів на жорстких дисках комп'ютерів або серверах. Інколи (по різних причинах) виникає необхідність перенесення електронних документів на зовнішні носії. Для зберігання ж об'ємних і складноструктурному баз даних та інших інформаційних ресурсів (наприклад, науково-технічних або видавничих), щоб не порушувати цілісності даних, краще використовувати ємкі електронні носії: оптичні диски, знімні жорсткі диски, RAID-масиви тощо
Для архівного зберігання електронних документів в межах 5 років будь-які сучасні носії електронної інформації (магнітні дискети, магнітні стрічки, магнітні, магнитооптические та оптичні диски) цілком надійні. p> При довготривалому зберіганні електронних документів на зовнішніх носіях кращим рішенням буде використання оптичних компакт-дисків CD. Вони невибагливі в зберіганні та цілком надійні протягом 15-20 років. Після закінчення цього терміну неминуче доведеться або переписувати файли на інший тип носія (тому неможливо буде вважати інформацію з CD), або конвертувати електронні документи в інші формати і також переписувати на більш сучасні і ємні носії.
Другий і третій аспекти забезпечення схоронності набагато складніше. Вони пов'язані з швидкою зміною і застаріванням апаратного та програмного комп'ютерного забезпечення. З часом пристрою, за допомогою яких інформація зчитується з зовнішніх носіїв, зношуються і морально застарівають. Так, наприклад, зникли 5-дюймові магнітні дискети, а слідом за ними комп'ютери перестали оснащувати дисководами для їх зчитування. Найближчим часом така доля очікує 3-дюймові дискети та багато сучасних моделей ПК вже випускають без дисководів до них. Пристрої для зчитування інформації з оптичних дисків швидше за все також з часом зміняться. Приблизний життєвий цикл подібних технологій - 10-15 років. Ці технологічні зміни потрібно враховувати при організації довготривалого зберігання електронних документів.
Відтворення електронних документів залежить в першу чергу від застосовуваного програмного забезпечення: ОС, СУБД, браузерів, інших прикладних програм. Зміна програмної платформи може призвести до повної втрати документа через неможливості його переглянути. Втім, для основної маси діловодних і фінансових електронних документів з терміном зберігання до 5 років цей фактор не так существенен: життєвий цикл програмного забезпечення оцінюється в 5-7 років. У короткочасній перспективі для доступу та відтворення більшості текстових, графічних і відео документів (але не баз даних або складних конструкторських з істем і мультимедіа) використання таких конверторів самодостатньо.
При більш тривалому зберіганні електронних документів існують декілька рішень:
1) Своєчасне переведення (міграція) баз даних та інших електронних документів на сучасну технологічну платформу, найчастіше у формати, які використовуються в організації для оперативного управління інформаційними ресурсами. Це складний і дорогий шлях. У державних архівах цей шлях раціонально використовувати для організації оперативного доступу до найбільш важливих або часто використовуваним архівним електронних ресурсів.
2) Міграція електронних документів у "відкриті" або найбільш поширені комп'ютерні формати. p> 3) Іноді міграція інформаційних ресурсів на інші платформи з якоїсь причини представляється нереальною або може істотно спотворити оригінали електронних документів. У цьому випадку можна використовувати емулятори програмного середовища. p> 4) Інкапсуляція: включення електронних документів до складу файлів межплатформенних форматів, наприклад в XML. В даний час американські архівісти розглядають цей спосіб як найбільш оптимальний для обміну і довготривалого зберігання електронних документів, хоча навряд чи його можна вважати панацеєю від усіх проблем. Дослідження в цій області носять поки зародковий характер. Тому єдиним перевіреним способом довготривалого зберігання електронних документів залишається міграція.
З часом (Через 10-15 років) частину електронних ресурсів з відомств і організацій буде передана на зберігання в державні архіви, як це зараз практикується з документами на паперовій основі. При цьому абсолютно не береться до уваги принципова різниця між електронними та паперовими документами - залежність перших від мінливості технологічного середовища. p> Світова практика зберігання електронних документів показала, що рішення про те, які документи, де і в яких форматах вони мають постійно зберігатися, коли здійсн...
