ті залежать від встановлених строків зберігання електронних документів. p> Наприклад, досвід роботи з електронними документами, накопичений в організаціях при оперативному або короткочасному зберіганні, не завжди застосуємо при організації державного зберігання електронних документів у державних архівах. І навпаки, вимоги до обліку електронних документів, їх опису та забезпечення схоронності, що пред'являються при організації довготривалого зберігання, часто надмірні для зберігання та використання основної маси таких документів у організаціях.
Тому щоразу, зачіпаючи ту чи іншу проблему архівного зберігання електронних документів, слід обумовлювати терміни їх зберігання, чи знаходяться вони [12]:
- в оперативному використанні в організації;
- в архівах організації при забезпеченні тимчасового зберігання (до 5-7 років);
- у відомчому архіві, архіві фірми або корпорації або в державному архіві при забезпеченні довготривалого і постійного зберігання.
Незважаючи на те, що електронні документи з'явилися кілька десятиліть тому рішення в області їх архівного зберігання ще далекі від своїх остаточних форм. Навпаки, чим складніше і функціональніша стають інформаційні технології та інформаційні системи, тим більше виникає нових проблем на всіх етапах роботи з електронними документами в архіві. До цього слід додати правові аспекти, пов'язані з зберіганням електронних документів: права володіння та інтелектуальної власності, авторські права, захист від несанкціонованого доступу, персональні дані та інші конфіденційні документи в електронному вигляді та т.д. p> Якщо говорити про досвіді довготривалого (понад 30 років) зберігання електронних документів, то слід звертатися до практики зарубіжних національних архівних служб і корпоративних архівів. Серед зарубіжних національних архівів слід зазначити Центр зберігання електронних документів Національної адміністрації по архівах і діловодства (CfER NARA) у США, який зберігає понад 80 тис. баз даних, а також Національний архів цифрових баз даних Великобританії (NDAD UK). p> На просторах СНД першими до організації державного зберігання електронних документів приступили в Республіці Білорусь. У 1996 р. там був створений Білоруський науково-дослідний центр електронної документації (БелНІЦЕД, м. Мінськ) [13], який, по суті, є провідним науковим центром з розробки методик і практичній роботі з електронними документами в державних архівах республік колишнього Радянського Союзу.
Досвід зберігання електронних документів в нашій країні набагато менше, ніж у західних країнах, і накопичуватися він став порівняно недавно, максимум 15-20 років тому. Головним чином, це досвід, накопичений в організаціях при оперативному використанні і зберіганні баз даних. Деякі відомчі архіви (маються на увазі обчислювальні центри при таких відомствах як МВС) ведуть окремі бази даних ще з радянських часів. Інші відомства (МНС, Пенсійного Фонду РФ, Держкомстат) почали накопичувати інформацію в електронному вигляді з початку-середини 90-х років. В даний час будь-яка велика або середня організація (і приватна і державна) виділяють значні кошти на формування та підтримку своїх електронних інформаційних ресурсів. Але це електронні документи, які мають практичне значення для органів влади, відомств і організацій. Ті ж бази даних, які виходять з оперативного використання, як правило, гинуть. Найбільш наочно це демонструє доля баз даних, що використовувалися у відомствах у 70-80-х рр.. і втрачених в результаті зміни технологічних платформ та адміністративних перетворень.
Архівна служба РФ і федеральні архіви, державні архіви суб'єктів федерації тільки починають розглядати можливість комплектування електронними документами на постійній основі. Досвід тут практично нульовий. Тим не менш, в останні роки в регіонах були створені спеціалізовані архіви за державним зберіганню електронних документів:
Таким чином, архів електронних документів - це, перш за все, технології і виробничі процеси, що забезпечують весь цикл зберігання документів від експертизи цінності до їх використання, через облік, опис, забезпечення збереження і розвиток науково-довідкового апарату.
3.2 Проблеми забезпечення збереження електронних документів
Роботи з забезпечення збереження електронних документів можна розділити на три види:
1) забезпечення фізичного збереження і цілісності файлів з електронними документами;
2) забезпечення умов для зчитування інформації в довготривалій перспективі;
3) забезпечення умов для відтворення електронних документів в так званому человекочітаемом вигляді.
Перший аспект забезпечення збереження електронних документів - проблема практично вирішена, причому для всіх видів зберігання. Це рішення пов'язане не стільки з створенням оптимальних умов зберігання носіїв з електронною інформацією, скільки з фізичним розміщенням електр...
