філій, крім службових листів, регулярно надходять документи, що містять інформацію щодо кон'юнктури ринку, звіти про виконану роботу.
Прийом, відправка, первинна обробка документів, і реєстрація, контроль а термінами виконання, машинописні та копіювально - розмножувальні роботи проводяться зазвичай централізовано, а поточне поранення документів, і підготовка до здачі в ярів - у структурних підрозділах. Але часто і реєстрація внутрішніх документів також проводиться в ті відділу, де вони створюються. Масове впровадження комп'ютерних технологій дозволило істотно підвищити ефективність змішаної форми організації ДОП, так як впровадження систем електронного діловодства дозволяє децентралізовано отримувати і реєструвати документи, організовувати роботу з ними, в той час маючи централізовану базу дани про всі документи організації [13].
Під обсягом документообігу розуміється - кількість документів, отриманих та створених у ТОВ «Валга» за певний період часу. Показники обсягу документообігу використовуються для визначення технологічної оснащеності процесів роботи з документами, а також для аналізу різних аспектів управлінської діяльності.
Аналізуючи документообіг компанії за останні 3 роки, була виявлена ??тенденція до його зростання. У документационном забезпеченні компанія ТОВ «Валга» виділяє три групи документів:
надходять (вхідні);
відправляються (вихідні);
внутрішні [14].
З плином часу призначення діловодства в діяльності організацій не зменшується, а зростає. Не потребує доведення положення, що без налагодженої системи діловодства організація не миє працювати успішно. Будь-яка організація, не зраджувати до пори до часу значення роботі документами, непримітно приходить до необхідності організувати роботу документами, т. Е. Створити систему діловодства, відповідно до таблиці 2.2.
Таблиця 2.2 - Динаміка документообігу в компанії ТОВ «Валга»
годКоличество входять документовКолічество вихідних документовКолічество внутрішніх документовІтого2011318389347412012539487811 10720137206801541 554
Як видно з таблиці 2.2, стабільне збільшення обсягу документообігу пов'язано, з розширенням організаційної структури компанії за рахунок розширення сфери діяльності, утворення нових управлінь, відділів, збільшення кількості філій, постійним зростанням кількості працівників. Найбільш поширеною вхідною кореспонденцією є листи з питань ділового співробітництва.
Надходить велика кількість листів з питань проведення різних нарад конференцій.
З філій, крім службових листів, регулярно надходять документи, що містять інформацію щодо кон'юнктури ринку, звіти про виконану роботу.
Всі документи організації моно розділити на дві групи: водящие та документи створені в організації [15].
Провідні документи найчастіше аналізіруютcя по корреспондентам- авторам документів, від яких вони отримані:
від вишеcтоящіх інстанцій, у тому числі органів влади і управління;
від підвідомчих організацій;
від інших організацій, які не перебувають у соподчиненной зв'язку з даною організацією. Це можуть бути постачальники, клієнти і покупці;
від приватних осіб, що присилають листи, заяви, скарги.
Необхідно відзначити, що при внутрішньому листуванні співробітники компанії ТОВ «Валга» використовують два види документів - доповідні та службові записки. Службова записка - документ, що широко використовується при повідомленні і передачі інформації від однієї співробітника Компанії іншому, але в існуючу офіційну класифікацію цей документ не входить. Для цієї функції існує доповідна записка, за допомогою якої відбувається інформування керівника про позаштатних ситуаціях, порушеннях правил внутрішнього трудового розпорядку і т.д. Ці два документи за своїм змістом і оформленню ідентичні, і представляється недоцільним введення в управлінську практику ще одного виду документів того ж цільового призначення, що і доповідна записка [16].
Крім обсягу документообігу вивчається циклічність потоків, з урахуванням якого будуватися робочий день секретаря та інших працівників служби діловодства. Документообіг залежить і від такого чинника, як ступінь обмеження доступу до документа, що значно впливає на проходження документа в організації та технологію роботи з ним.
У цілому обсяг документообігу показує завантаженість всього управлінського апарату, так як всім його працівникам доводиться мати справу з документами.
При централізованій системі традиційного діловодства, коли багато документи копіюються в с...
