лужбі ДОП для одночасної передачі всім виконавцям, рекомендується окремо враховувати документи та їх копії, висловлюючи це число дробом, де в чисельнику кількість їх копій.
Підрахунок ведеться на підставі підсумкового числа надійшли документів, а також числа зареєстрованих документів. При наявності автоматизованої системи реєстрації документів статистика за загальною кількістю зареєстрованих документів організації може бути виведена в будь-який момент у вигляді звітної форми [17].
Однак слід враховувати, що отримане число документів найчастіше не повністю відображає обсяг документообігу, тому що в багатьох організаціях не ставиться нумератором відмітка про надходження на нереєстровані документи, а також не реєструється частина внутрішніх документів, що зменшує кількість документів, що видається статистикою по відношенню до реального документообігу. Крім того, не враховується рух копії документів, які в середніх і великих організаціях. Які ще не перейшли на автоматизовані системи діловодства, можуть істотно збільшувати загальна кількість документів [18].
Періодичність підрахунку документообігу визначається самою службою ДОП. Регулярний аналіз обсягів документообігу, що фіксується в довідці, дозволяє виявити періоди максимальної завантаженості служби ДОУ.
Крім обсягів документообігу вивчається циклічність потоків документів, з урахуванням якого будуватися робочий день секретаря та інших працівників служби діловодства [3, c. 165].
Принципова схема документообігу в організації була дана в Основних положеннях Єдиної державної системи діловодства. Взявши її за основу можна представити графічно документообіг для організації ТОВ «Валга» (рисунок 2.1).
Рисунок 2.1 - Схема документообігу організації ТОВ «Валга» [3, с 166]
Отже, в технологічному ланцюжку обробки і руху документів виділено етапи:
прийом і первинна обробка надходять в організацію документів;
попередній розгляд і розподіл документів;
реєстрація;
контроль за виконанням;
інформаційно-довідкова робота;
виконання документів, їх складання, узгодження, оформлення;
відправка або напрямок у справу [19].
Кожен з цих етапів може бути виконаний як у традиційній, так і в автоматизованій технології і заслуговує окремого розгляду.
2.3 Аналіз інформаційних потреб та інформаційного забезпечення менеджменту в компанії ТОВ «Валга»
Для функціонування системи документаційного забезпечення в компанії ТОВ «Валга» застосовуються:
наявність на робочих станція ОС MS Windows XР, Windows Vista;
компоненти Інтернет оглядача Internet Exрlorer версії 7 і вище;
наявність прикладних програм MS Office.
Усі працівники мають досвід роботи з операційною системою MS Windows і c додатком Microsoft Office.
Основні можливості комп'ютерних технологій у діловодстві:
допомогу у створенні документа (конструювання бланків для організації; підготовка документа та розміщення його в пам'яті;
використання шаблонів у створенні документів;
пошук, зберігання і редагування тексту документів).
Програми, які використовуються в компанії ТОВ «Валга»:
1) Microsoft Word lt; # 204 src= doc_zip1.jpg / gt;
Малюнок 3.1 - Розподіл впроваджень СЕД на території Росії
Як видно з малюнка 3.1, кількість впроваджень на території Росії СЕД «Directum» займає (25%), «DocsVision» (15%), «1С-Документообіг 8» (9%) та інші СЕД (51%).
Найбільш популярні СЕД:
) «Directum»;
) «DocsVision»;
) «1С: Документообіг 8», 1С; - система електронного документообігу та управління взаємодією, націлена на підвищення ефективності роботи всіх співробітників організації в різних областях їх спільної деятельності.сістема DIRECTUM дозволяє будувати інфраструктуру електронної взаємодії, що закриває різні завдання бізнесу на різних рівнях: від діловодів до топ-менеджменту.
Кожен елемент системи органічно доповнює інші, тому вони можуть впроваджуватися як разом, створюючи цілісну інфраструктуру, так і окремо [27].
У складі DIRECTUM виділяються три основні шари:
платформа, побудована на обов'язкових компонентах системи;
модулі системи і технічні рішення;
бізнес-рішення - не тільки система, але консалтинг і продумане впровадження.
Переваги системи:
прозорість бізнес-процесів;
виключення несанкціонованого дост...
