риходить до необхідності організувати роботу документами, т. Е. Створити систему діловодства.
Незважаючи на, що компанія ТОВ «Валга» існує кілька років, документаційне забезпечення управління в ТОВ «Валга» здійснюється Загальним відділом.
Потреба в ефективному управлінні електронними документами привели компанію ТОВ «Валга» до створення системи електронного документообігу.
До створення системи електронного документообігу, фахівці компанії витрачали значну частину свого часу як на пошук необхідної їм інформації, так і на створення і відправку документів. За деякими оцінками, секретар витрачає до 75% свого часу на роботу з документами, у керівників на роботу йшло до 45% робочого часу, а у рядових співробітників підприємства - до 30% часу.
Базовими операціями технологій обробки документів у системах електронного документообігу є:
введення документів в систему;
зберігання, навігація,
пошук і фільтрація документів;
колективна робота з документами;
висновок інформації і системи [10].
Стрижень системи електронного документообігу в ТОВ «Валга» - архів, де документи знаходяться в процесі роботи над ними і де вони залишаються до тих пір, поки у них інформація представляє інтерес.
Мало які сучасні інформаційні технології використовуються в компанії ТОВ «Валга», що дозволяють створювати, поранити, обробляти інформацію і забезпечувати ефективні способи її подання споживачеві.
Система документообігу полягає в забезпеченні не тільки зберігання документів і роботи з ними, в тому числі пошуку, а й руху документів меду підрозділами компанії ТОВ «Валга», групами користувачів або користувачами. При цьому під рухом документів розуміється не їх фізичне переміщення, а передача прав на їх використання повідомленням конкретних користувачів і контролем і виконання
Для функціонування системи документаційного забезпечення в компанії ТОВ «Валга» застосовується:
наявність на робочих станція ОС MS Windows XР, Windows Vista;
компоненти Інтернет оглядача (Internet Exрlorer версії 7 і вище;
наявність прикладних програм MS Office.
Усі працівники мають досвід роботи з операційною системою MS Windows і c додатком Microsoft Office.
ДОУ - це самостійна функція організації, що стоїть в ряду такими управлінськими функціями, як забезпечення персоналом, матеріально-тенічекое забезпечення, забезпечення фінансами та ін. Діловодство присутній в кожній організації, незалежно від її типу, організаційно- правової форми, характеру діяльності. З плином часу значення діловодства в діяльності організацій не зменшується, а зростає. Не потребує доведення положення, що без налагодженої системи діловодства організація не миє працювати успішно. Будь-яка організація, не зраджувати до пори до часу значення роботі документами, непримітно приходить до необхідності організувати роботу документами, т. Е. Створити систему діловодства [5].
Правильно і раціонально організований документообіг підвищує ефективність роботи апарату управління організації. З метою впорядкування документообігу, скорочення кількості і підвищення якості документів, створення умов застосування сучасних технічних засобів обробки документної інформації, підвищення ефективності роботи апарату управління, ГСДОУ встановлені закріплені єдині вимоги до організації роботи з усіма документами в організаціях.
Необхідно відзначити, що основу правильної організації роботи з документами становить чіткий поділ функцій і випливають з них обов'язків між працівниками підприємства. Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного працівника і в теж час виключає дублювання операцій при роботі з документами.
Робота з документами в організації ведеться за певними правилами, встановленими інструкцією по ДНЗ. Інструкція по ДОУ в організації розробляються на основі сучасного законодавства у сфері інформації та документації, положень державних Cтандарт Росії на документи.
Ступінь вдосконалення технологічної системи роботи з документами визначається оперативністю переміщення і виконання документів і ефективністю забезпечення керівництва підприємства документної інформацією.
З метою організації роботи з документами, як правило, створюється самостійний структурний підрозділу - канцелярія, на невеликих підприємства функції служби ДОУ виконує секретар. У невеликих організаціях при маленькій штатної чіcленноcті працівників функції діловодної служби миє виконувати один працівник - секретар [12].
З ...
