и, які поділяються лише за видами діяльності (наприклад, накази з основної діяльності, особовому складу), і протоколами, які поділяються за належністю (наприклад , протоколи нарад у голови правління).
Повнота і поєднання в заголовках інших компонентів можуть бути різними. Вказувати їх слід тоді, коли вони несуть у собі необхідну інформацію і без їх наявності губляться індивідуальні особливості заголовка або виникає його двояке розуміння. При цьому:
- в заголовках справ з планово-звітною документацією вказується періодичність цієї документації, наприклад: В«Місячні плани ...В», В«Звіт про виконання плану ... за - р. В»;
- якщо у справі об'єднується листування з кількома однорідними підприємствами, то в заголовку вказується їх узагальнена назва, наприклад: В«Листування з приладобудівними заводами ...В»;
- в кінці заголовків справ з копійних розпорядчими документами пишеться слово В«копіїВ».
При складанні заголовків справ необхідно передбачати:
- угруповання документів у справу з одного питання (за винятком розпорядчих документів і протоколів); ​​
- роздільну угруповання документів постійного, довгострокового (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) строків зберігання;
- угруповання документів з урахуванням розподілу обов'язків між співробітниками підприємства, що дозволяє значною мірою запобігати ознайомлення користувачів з документами, що не мають до них відношення за родом виконуваної роботи;
- угруповання розпорядчих документів за видами документів (накази, вказівки, постанови, розпорядження, рішення);
- угруповання наказів по підприємству за трьома справами: по основній діяльності, особовому складу (за наявності конфіденційних наказів) та оперативних питань;
- угруповання наказів з основної діяльності в дві справи: з оригіналами та копіями;
- угруповання документів колегій та інших колегіальних органів у дві справи: протоколи та рішення; документи до засідань (порядок денний, доповіді, довідки, висновки, проекти рішень та ін );
- угруповання додатків до документів разом з документами, до яких вони належать (виняток допускається для великих за обсягом програм, для яких можуть передбачатися окремі справи);
- угруповання планів, звітів, кошторисів, лімітів, титульних списків та інших планово-звітних документів окремо від їх ...
