нційних справ і у разі її значної переробки. Якщо таких змін немає, то на кожний наступний рік (до 5 років) номенклатура передруковується, підписується керівником підрозділу КД, затверджується керівником підприємства і вводиться в дію без перерахованих вище погоджень. p align="justify"> Номенклатура повинна мати відповідний гриф конфіденційності, видаватися у двох примірниках і реєструватися в журналі обліку виданих документів. Перший примірник номенклатури зберігається в підрозділі конфіденційного діловодства та по закінченні року підшивається в спеціальне справа, другий передається в якості робітника в архів підприємства. Особи, допущені до справ, повинні бути ознайомлені з відповідними розділами номенклатури під підпис на першому примірнику номенклатури, що є підставою для притягнення їх до відповідальності у випадках неправильного адресування документів у справи. p align="justify"> Після затвердження номенклатури справ можливі протягом року зміни до неї вносяться керівником підрозділу конфіденційного діловодства (з проставленням підпису) на підставі доповідних записок керівників підрозділів.
Передбачені номенклатурою справи повинні охоплювати всі управлінські конфіденційні документи, які передбачається видати або отримати підприємством. У номенклатуру включаються також справу з номенклатурою справ, журнали (картотеки) усіх видів обліку конфіденційних документів, справи з реєстрами, квитанціями і розписками на відправлені документи незалежно від того, мають або не мають вони гриф конфіденційності. Крім того, в номенклатуру включаються конфіденційні справи, що надійшли з інших підприємств: закриті справи минулих років - у номенклатуру справ відповідного року, незакриті - в номенклатуру справ поточного року. p align="justify"> Справи, що ведуться протягом кількох років (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року з моменту їхнього закладу до закриття.
У номенклатуру не включаються документи, зареєстровані за журналом обліку документів виділеного зберігання.
Планована угруповання документів у справи закріплюється в номенклатурі в заголовках справ. Заголовки повинні в узагальненому вигляді правильно і чітко відображати склад і зміст документів, що підлягають угрупованню в справу. Не допускаються заголовки типу В«Загальна (різна) листуванняВ», В«Керівні матеріалиВ» і їм подібні, які не розкривають зміст справ і нерідко є причиною неправомірного ознайомлення з документами справи. p align="justify"> Заголовок може включати в себе вказівку виду справи (В«справаВ», В«документиВ», В«листуванняВ») або видів документів, назва учасника, кореспондента, зміст документа (питання), час і місце події.
Вид справи або види документів обов'язково вказуються в заголовку будь-якої справи і поміщаються на початку його.
Зміст документів вказується в заголовках всіх справ, за винятком справ з розпорядчими документам...
