Інші документи по мірі надходження передаються на Розгляд керівніцтву ГУС двічі на день.
Документи, адресовані безпосередно структурним підрозділам, передаються їм діловодною службою в день Отримання.
Доставка вхідніх и внутрішніх документів начальнику ГУС ТА ЙОГО захисникам здійснюється працівнікамі відділу.
Рішення колегії ГУС, у разі необхідності, що доводять до відділів (Управлінь) статистики у районах (містах) области путем надсілання їм РІШЕНЬ. Рішення колегії ГУС реалізуються наказами начальника ГУС.
ГУС во время Здійснення оперативних зв язків з відділамі (управліннямі) статистики у районах (містах) области, іншімі установами та організаціямі, як правило, надсілає листи.
вихідні документи надсілаються відділом централізовано в день їх одержании від структурних Підрозділів б або не пізніше Наступний РОБОЧЕГО дня. У структурних підрозділах ГУС перевіряють, реєструють вихідні документи працівники, Відповідальні за ведення діловодства.
У ГУС в Одеській области прийнятя змішана форма реєстрації документів: вхідна документація - на єдініх реєстраційно-контрольних Картках (РКК), реєстрація вихідних документів, звернень громадян, документів з грифом «ДСК» здійснюються в журнальній ФОРМІ. Вхідні документи з Держстату України, Одеської облдержадміністрації та ее структурних Підрозділів реєструються окремо від вхідніх документів других установ, організацій та підпріємств. Такоже окремо від других реєструються звернення громадян, документи з грифом «ДСК», звернення та Предложения депутатів. Приймання та відправку факсів здійснює такоже відділ правового и документального забезпечення, контролю Виконання, Запобігання та Виявлення Корупції (форма реєстрації - журнальна), Електронної пошта - управління ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ.
Загальний ОБСЯГИ документообігу Склаві:
за 2012 рік - 22500, у т. ч. вхідніх документів зареєстровано - 11508, вихідних - 10992.
за 5 місяців 2013 року - 7536, у т.ч. вхідніх зареєстровано - 5015, вихідних - 2521.
Для упорядкування роботи з електронною поштою булу прийнятя ІНСТРУКЦІЯ про порядку роботи з електронною поштою у Головному управлінні статистики в Одеській области (ЗАТВЕРДЖЕНА наказом від 03.10.2011р. № 275).
Організація контролю за виконання документів
Безпосередній контроль за виконання документів покладається на відділ правового и документального забезпечення, контролю Виконання, Запобігання та Виявлення Корупції ГУС. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконання документів здійснює працівник, відповідальний за ведення діловодства та архіву.
Контроль за виконання документів здійснюється на реєстраційно-контрольних Картках. Во время взяття документа на контроль на лівому полі его Першого аркуша проставляється літера «К», после чего документ передається віконавцеві, а додатковий примірник РКК ставитися до контрольної картотеки.
РКК документів, что перебувають на контролі, групують в спеціальній контрольній картотеці.
дані про Хід Виконання документів, одержані путем телефонного запиту або во время проведення перевіркі структурного Підрозділу-Виконавця, вносяться в РКК у грифу «Конт...
