зації і визначають склад і технологію обробки документів організації: інструкція з діловодства, правила складання та оформлення документів, технологічні інструкції по роботі з документами, номенклатура справ організації;
? документація організації як мінімум за три останні роки її діяльності.
В ході обстеження виявляються документи, що характеризуються певною періодичністю їх створення, постійністю форми.
Виявлення форм документів проводиться в кожному структурному підрозділі організації по кожному функціональному виду діяльності.
Відомості про кожного виявленого документі фіксуються у Карті документа, в яку вносяться такі відомості:
? повне найменування форми документа, включаючи заголовок до тексту документа, якщо він є;
? функція управління та завдання (призначення документа), у процесі реалізації яких створюється документ (наприклад, для штатного розкладу організації: функція - організація системи, завдання - регламентація чисельного і посадового складу);
? відомості про основні етапи підготовки документа: підрозділ-упорядник, зовнішнє і внутрішнє погодження, посвідчення документа (підписання, затвердження, проставлення печатки), адресат документа, відомості про реєстрацію документа, контролі і місце зберігання оригіналу документа (або копії, якщо перший примірник документа відсилається в іншу установу).
Карти документів, заповнені в процесі обстеження документації організації, являють собою основний робочий масив, який використовується в подальшому для формування структури (класифікаційної схеми) Табеля і для відбору форм документів для включення в Табель.
Одночасно з заповненням Карт документів відбираються еталонні зразки кожної форми документа. Зразки форм документів формуються в самостійний масив або супроводжують відповідну карту документа. У будь-якому випадку масив відібраних форм документів у подальшому використовується для формування Альбому форм документів.
Табель форм документів складається в табличній формі і містить графи, в які вносяться відомості, що характеризують форму документа за різними параметрами: найменування форми документа, код форми з організаційного класифікатору уніфікованих документів (далі ОКУД), правова підстава застосування форми документа [4, с. 31].
Вибір конкретної форми Табеля залежить від завдань, що стоять перед розробниками Табеля. Якщо завдання Табеля - оптимізувати склад форм документів, що застосовуються в організації, він може включати тільки графи, що містять відомості про найменування форми, періодичності створення документа, правових підставах і підрозділі, відповідальному за підготовку документа. Якщо в задачі Табеля входить оптимізація процедури підготовки документів організації, названі вище графи повинні бути доповнені відомостями про основні етапи оформлення документа. Якщо розробка Табеля переслідує більш широкі цілі - регламентацію процедур підготовки та обробки документів і в цілому - документообігу організації, - Табель повинен містити відомості про реєстрацію та контролі документів, місце зберігання оригіналу або що залишається в організації копії документа, а при необхідності і вказувати тираж документів.
Для встановлення послідовності розташування форм докумен...
