і неправильно оформлені документи у справи не включаються;
документи постійного і тимчасового терміну зберігання формуються в різні справи;
справа не повинна містити більше 250 аркушів;
справи документів з постійним терміном зберігання формуються тільки з перших екземплярів документів, підписаних справді головою адміністрації міста або заступниками, виконувачем обов'язки голови;
документи апарату адміністрації групуються у справи за один календарний рік [4, с.38]
Виняток становлять перехідні справи (особисті справи і картки співробітників, книги обліку руху трудових книжок), формування яких за період декількох років викликається необхідністю.
Розташування документів всередині справ виробляється в логічній послідовності вирішення того чи іншого питання, за хронологією (по датах підписання, надходження, виконання).
При хронологічному порядку розташування документів постійного зберігання найбільш ранні документи знаходяться на початку справи.
Постанови і розпорядження розташовуються в хронологічній послідовності з відносяться до них додатками в межах календарного року.
В адміністрації міста створюються і окремо формуються три види розпоряджень:
. розпорядження з основної діяльності - термін зберігання постійно;
. розпорядження по особовому складу (про прийом, звільнення, переміщення, атестації, доплатах, зміні прізвища) - термін зберігання 75 років;
. розпорядження по особовому складу (про надання відпусток, відрядження, заохочення, стягнення) - термін зберігання 5 років.
Особові рахунки працівників групуються в самостійні справи в межах року і розташовуються в них за алфавітом прізвищ.
Пропозиції, заяви, скарги громадян формуються два в окремі справи. Заяви і скарги громадян з особистих питань та документи щодо їх розгляду - термін зберігання 5 років.
Переписка групується в справи за період календарного року у хронологічній послідовності. Документ-відповідь розміщується за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання документи включаються в справу поточного року із зазначенням індексу за попередній рік, в якому зберігаються попередні документи з цього питання. Листування з вищестоящими установами групується з питань.
Довідки, інформації, звіти або інші документи аналітичного характеру, що відображають діяльність адміністрації, формуються в самостійну справу з терміном зберігання Постійно [4, с.39].
Формування справ сприяє оперативній обробці і пошуку документів, надійності документаційного обслуговування, збереження документів в організації та встановлює порядок в адміністрації діловодства.
4.2 Посадова інструкція менеджера Адміністрації жовтневого адміністративного округу м Омська
Загальні положення:
Менеджер адміністрації відноситься до категорії керівників середньої ланки.
Головним завданням менеджера адміністрації є забезпечення і організація якісного виконання робіт у відділі.
Менеджер адміністрації безпосередньо підпорядковується Директору адміністрації.
Менеджер адміністрації призначається і звільняється з посади в порядку, встановленому адміністрацією, наказом Директора.
Менеджер адміністрації зобов'язаний:
. Сумлінно і якісно виконувати роботу:
щодня планувати свою роботу, підбивати підсумки;
приймати рішення з усією відповідальністю, обдумуючи і зважуючи всі варіанти, усвідомлюючи всі можливі наслідки;
у разі виникнення нестандартних ситуацій чітко прорахувати план дій, з максимальною користю для Адміністрації;
бути позитивно налаштованим на непередбачені ситуації, чітко контролювати їх;
бути позитивним прикладом для своїх підлеглих.
. Здійснювати керівництво адміністраторами з метою досягнення високого рівня якості надаваних послуг і підтримки стандартів чистоти на об'єкті:
контролювати виконання адміністраторами посадових обов'язків;
планувати діяльність адміністраторів на день;
щодня на початку зміни проводити збори з адміністраторами, ставлячи цілі і завдання на день, давати чітку інформацію адміністраторам про виконання певних робіт;
щодня наприкінці робочого дня проводити узгодження обсягу виконаних робіт з адміністраторами, оцінювати якість їх роботи, відзнач...
