fy"> Туристична організація, як і будь-яка інша зобов'язана вести облік всієї документації, яка має ходіння в організації.
Основне завдання організації документообігу - прямоточность в русі документів, однократність і однаковість їх обробки.
Для оптимізації маршрутів руху окремих категорій документів розробляються маршрутні схеми, які включаються до Інструкції з документаційного забезпечення управління організацією в цілому або окремого структурного підрозділу.
У процесі руху вхідних документів виконуються наступні операції:
прийом вхідних документів;
первісна (експедиційна) обробка;
попередній розгляд і розподіл підрозділам і виконавцям;
реєстрація;
розгляд документів керівництвом;
передача документів в підрозділи і виконавцям;
виконання резолюцій керівництва.
Реєстрація документа визначається як «запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або отримання». Реєстрація необхідна для обліку, контролю виконання і пошуку документів, надання їм юридичної сили:
Процес реєстрації дозволяє створити базу даних про документи і тим самим закласти основи інформаційно-пошукової системи по всіх документах організації.
Реєстрації підлягає не вся документація, яка надходить в організацію. Реєструють найважливіші внутрішні документи - накази, розпорядження, протоколи, плани, звіти, доповідні і пояснювальні записки, заяви і скарги громадян, договори, кореспонденція інших організацій, що вимагає рішення або відповіді, матеріали постійного терміну зберігання. Реєструється цінна і замовна кореспонденція.
На документи, що не підлягають реєстрації, складається спеціальний перелік, затверджуваний керівником організації.
Спеціалізовану документацію - обліково-фінансову, арбітражну, і в тому числі кадрову - реєструють у відповідних структурних підрозділах.
Реєстрацією документів в кадровій службі повинен займатися досвідчений фахівець. Для цього треба знати діловодний процес, функції посадових осіб та структурних підрозділів, складу документації, що циркулює в організації та свою службу, вміти виділити і чітко викласти основну думку реєстрованого документа у разі, якщо відсутня його заголовок, володіти комп'ютером і т. Д.
У практичній діяльності найбільшого поширення набули дві форми реєстрації документів - журнальна і карткова. В даний час впроваджується сучасна автоматизована форма реєстрації.
Журнальна форма застосовується як для реєстрації документів, так і для обліку особового складу.
Для реєстрації документів ведеться журнал наказів (розпоряджень).
При всій простоті і надійності журнальної форми більш гнучкою вважається карткова форма реєстрації. Копії реєстраційних карток можуть використовуватися для контролю виконання та проходження документів, їх можна систематизувати за будь-якою ознакою (виду документа, змісту та ін.), Що полегшує пошук необхідної інформації.
Комп'ютеризація діловодних процесів дозволила замінити ручну карткову форму реєстрації документів на сучасну автоматизовану. При цьому більшість програм заноситься в електронну картку, що виводить на екран комп'ютера, як традиційні реквізити, так і ряд додаткових.
Реєстрація документів із застосуванням комп'ютерних технологій забезпечує збір і зберігання необхідних даних про всі документи, що циркулюють в організації, дозволяє впровадити автоматизований контроль виконання документів, підготувати внутрішню опис документів, дати будь-яку довідку про стан руху документів.
Виведені на екран комп'ютера реєстраційні форми вхідних, вихідних і внутрішніх документів мають незначні відмінності. Приблизна форма реєстраційної картки для вхідних документів наведена на рис 2.
Рис. 2.
Таким чином, ми можемо побачити, що реєстрація документів має типову структуру і типову форму контролю. У картці спочатку ставиться відповідальна особа, яка стежить за виконанням.
Поряд з вербальними і невербальними видами спілкування менеджер використовує у своїй службовій діяльності різноманітні документи, або спеціальні засоби, призначені для передачі та зберігання інформації.
Документ є доказ, свідоцтво.
Етикет, високу культуру необхідно дотримуватися у всіх видах ділового спілкування, в тому числі і в письмових, тобто в службової документації. Залежно від мети, змісту, форми, напрямів використанн...
