У документационном обміні ВАТ ЦТД «Діаскан» відповідно з організаційною структурою задіяні всі підрозділи. Згідно своїми функціями, кожен відділ розробляє відповідні документи, які передає в інші відділи, а також зовнішнім організаціям і підприємствам.
У ВАТ ЦТД «Діаскан» відсутнє спеціальне підрозділ, що займається документаційного забезпечення управління. З працюючих в даний час в організації 2240 людина - тільки один секретар і менеджер з персоналу, які виконують функції, пов'язані з документаційне забезпечення, обидва мають вищу освіту і формально підкоряються директору.
Офіс-менеджер веде спільне документаційне обслуговування підприємства, тобто виконує функцію канцелярії: здійснює реєстрацію всіх документів, що в підсумку дає централізовану реєстрацію всієї вхідної та вихідної кореспонденції та організаційно-розпорядчих документів. Також офіс-менеджер контролює терміни виконання документів і зняття з контролю, організовує роботу з формування і зберігання справ, ведення номенклатури справ, як в паперовому вигляді, так і в електронному. У своїй роботі, він користується тільки програмним забезпеченням Office 2011 і сканером, що спрощує його роботу, але не допомагає досить раціонально використовувати свою працю.
У його обов'язки входить:
- бездокументарна обслуговування всього підприємства (участь у підготовці заходів керівництва й інших співробітників підприємства, забезпечення телефонних переговорів співробітників);
підготовка факсів та їх відправка;
прийом факсів;
реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції;
відправка вихідної кореспонденції;
роздруківка і розмноження матеріалів, створюваних на підприємстві;
організація прийому відвідувачів.
Менеджер по персоналу займається оформленням документів кадровому діловодству.
Співробітники фірми часто самі займаються оформленням документів, що призводить до втрати їх професійного часу, а також до порушень в оформленні самої документації. Тобто спеціальні знання секретаря і менеджера з персоналу в галузі складання та оформлення документів використовуються дуже мало, що негативно впливає на стан системи документаційного забезпечення управління.
У ВАТ ЦТД «Діаскан» ведеться реєстрація вхідної кореспонденції, а також вхідних і вихідних факсів, а також облік і контроль виконання документів.
Маршрути роботи з вхідними та вихідними документопотоками у ВАТ ЦТД «Діаскан» представлені в таблиці 3.
Таблиця 3
Маршрути роботи з вхідними та вихідними документопотоками
Електронна робота з вхідною документаціейЕлектронная робота з вихідним документаціей1. Отримання документа1. Створення проекту документа2. Експедиційна обработка2. Перевірка секретарем або менеджером з персоналу3. Розгляд документа4. Регістрація3. Узгодження (візування при необхідності) 5. Передача адресату (конкретний підрозділ) 6. Розгляд керівником подразделенія4. Підписання керівником документа7. Призначення і передача ісполнітелю5. Реєстрація документа8. Виконання документа9. Контроль за ісполненіем6. Напрямок документа в дело10. Напрямок документа в справу
Після введення електронного образу документа шляхом сканування в документную систему паперовий оригінал залишається на оперативному зберіганні (в поточному архіві) в підрозділі, до якої прикріплений даний документ, і поміщається в справу згідно з номенклатурою справ.
Відповідно до встановленими категоріями документів, електронні образи яких вводяться в систему документообігу ВАТ ЦТД «Діаскан» подальша робота ведеться з електронними файлами цих документів. У базу даних вноситься інформація про проходження та виконання документів.
Після отримання документа секретар виробляє експедиційну обробку, розглядає документ на предмет адресата, реєструє в системі. Реєстрація нового документа проводиться на основі існуючого із заповненням реєстраційної облікової картки на паперовому носії.
Трохи інакше складається процес роботи з вихідною документацією. Першим етапом можна вважати ініціювання проекту вихідного документа, який здійснюється шляхом видачі завдання виконавчим директором, керівником підрозділу або викликано необхідністю у відповіді на отриманий документ самим адресатом. Далі виробляється узгодження проекту документа з зацікавленими підрозділами всередині організації. Всі необхідні зауваження по даній розробці прикріплюються до окремого файлу, відправляються разом з копією електронного файлу проекту документа на підпис. Зареєстрований документ, залежно від адресата, роздруковується і передається в паперовому вигляді за допомогою різних засобів комунікації (пошта, електронна пошта, факс).
Схематично роботу з вихідної...
