і вхідної документацією на прикладі листи у ВАТ ЦТД «Діаскан» можна зобразити, як представлено на малюнку 7.
Рис. 7. - Маршрут руху листи
Робота з внутрішньою документацією у ВАТ ЦТД «Діаскан» складається з наступних етапів:
. Отримання вказівки на розробку
. Підготовка проекту документа
. Узгодження (візування)
. Передача адресату
. Відмітка про доставку
. Видача (оформлення) резолюцій
. Постановка на контроль
. Звіт про виконання
. Приміщення документа в справу, поточне і архівне зберігання
Дослідження руху внутрішньої документації в ВАТ ЦТД «Діаскан» показало, що важливий етап «Реєстрація в підрозділі» в схемі руху документів відсутня, що призводить до втрати документів на паперових носіях і збільшує термін проходження документів по маршруту.
Робота з внутрішньою документацією проводиться у ВАТ ЦТД «Діаскан» як в електронному вигляді та з електронними файлами документів, так і на паперових носіях, і починається з моменту отримання вказівки на розробку документа або в разі виникнення потреби в відповіді на отриману кореспонденцію.
У ВАТ ЦТД «Діаскан» складання та оформлення документації проводиться децентралізовано. Для виготовлення документів використовується IBM-сумісні персональні комп'ютери, лазерні та струменеві принтери Hewlett-Packard LaserJet і DeskJet, настільні сканери Hewlett-Packard ScanJet.
Для написання листів використовується бланк для листів, який складений з порушенням ГОСТу 6.30.97 УСД.
Можна відзначити неправильне розташування реквізитів на бланку, наявність зайвої інформації (про профіль діяльності), а такожвідсутність таких реквізитів як Номер рахунку в банку raquo ;, Дата документа raquo ;, Реєстраційний номер документа raquo ;, Посилання на реєстраційний номер і дату документа raquo ;, Код форми документа raquo ;, Код організації .
Документообіг представлено таблиці 4.
Таблиця 4
Документообіг ВАТ ЦТД «Діаскан» за даними 2013
ДокументиКолічество документовВсегоПодлинникиТиражПоступающие108810882176Отправляемые78417281312Внутренние173652086944Итого3608802410432
Таким чином, обсяг документообігу у ВАТ ЦТД «Діаскан» за даними 2013 становить 10432 документів, з них 34,6% припадає на оригінали і 65,4% на копії документів.
Структура справжніх документів представлена ??на малюнку 8.
Рис. 8. - Структура документообігу ВАТ ЦТД «Діаскан»
Найбільша частка в документообігу підприємства припадає на внутрішні документи (48,12%), тільки 21,73% документів - вихідних.
Аналіз документообігу кадрових документів виявив, що у ВАТ ЦТД «Діаскан» використовуються наступні документи:
. Накази з особового складу (внутрішні).
. Документи до наказів з особового складу - трудові книжки, заяви (вхідні).
. Накази про відрядження, напрямку на стажування (внутрішні та вихідні).
. Довідки про роботу та заробітну плату співробітників (вихідні)
. Довідки виклики з навчальних закладів (вхідні)
. Медичні висновки, санітарні книжки (вхідні)
У структурі документообігу кадрових документів найбільша частка припадає серед входять на медичні висновки, серед вихідних - на довідки.
У структурі вихідних документів 85,1% припадає на довідки про роботу та заробітну плату.
2.3 Актуальні проблеми системи документообігу ВАТ ЦТД «Діаскан»
Дослідження системи документообігу ВАТ ЦТД «Діаскан» виявило ряд суттєвих проблем, які потребують системного вирішення. І особливу увагу слід звернути на документування управління персоналом.
Серйозним порушенням в системі документаційного забезпечення управління персоналом є відсутність будь-яких нормативно-методичних матеріалів, які регламентують роботу з документами:
немає інструкції з діловодства, посадових інструкцій ряду співробітників;
не використовуються загальнодержавні нормативи по оформленню документів та ведення діловодства: ГОСТи, ГСДОУ «Основні правила роботи відомчих архівів» і «Перелік документів зі строками зберігання»;
документи зберігаються децентралізовано, що ускладнює облік, контроль виконання, забезпечення схоронності, а також довідково-пошукову роботу по документах.
Загаль...
