на стадії діловодства при складанні номенклатури справ і формуванні справ;
організація та проведення експертизи цінності документів на стадії їх підготовки до архівного зберігання;
організація і проведення відбору та підготовки документів на державне зберігання.
Основними функціями експертних комісій є:
організовує і проводить спільно з діловодної і архівної службами роботу зі щорічного відбору документів установи для подальшого зберігання та до знищення;
здійснює методичне керівництво роботою з експертизи цінності документів установи та щодо підготовки їх до архівного зберігання, по розробці номенклатури справ;
дає експертну оцінку проектам нормативно-методичних документів з названим питань; сприяє та методичну допомогу фахівцям установи з питань документознавства та архівознавства;
розглядає, приймає рішення про схвалення та подає на затвердження ЕПК держархіву, а потім на затвердження керівника своєї установи, описи справ постійного зберігання управлінської та спеціальної документації, переліки проектів, проблем, тим, науково-технічна документація з яким підлягає передачі на госхранение, акти про виділення до знищення документів з минулими термінами зберігання;
розглядає, приймає рішення про схвалення і, подає на погодження ЕПК держархіву, а потім на затвердження керівника свого закладу - зведену номенклатуру справ установи, опису справ з особового складу, акти про втрату або непоправному ушкодженні документів постійного зберігання ; розглядає, приймає рішення про схвалення та подає на розгляд ЕПК держархіву - пропозиції про зміну термінів зберігання категорій документів, встановлених переліком, і про визначення строків зберігання документів, не передбачених переліком;
розглядає, приймає рішення про схвалення та подає на затвердження керівника установи - акти про виділення до знищення документів з минулими термінами зберігання, крім документів зі строками зберігання 10 і більше років, про відміткою ЕПК, документів до 1945 року включно, розглянутих ЕПК держархіву, акти про втрату або непоправному ушкодженні документів з особового складу;
спільно зі службами діловодства і кадрів проводить для співробітників установи консультації з питань роботи з документами, брати участь у проведенні заходів щодо підвищення їх ділової кваліфікації.
Решта експертні комісії, грунтуючись на тих же основних завданнях і функціях, розширюють свої повноваження в залежності від їх значущості, в основному за рахунок контрольно-керівних функцій.
Росархів, як вища архівна інстанція, організовує експертизу наукової і практичної цінності документів в межах Російської Федерації та відбір їх на постійне зберігання у складі Архівного фонду РФ в архівах країни.
У результаті діяльності експертних комісій складаються такі документи:
протоколи їх засідань;
описи справ постійного зберігання;
опису справ тимчасового зберігання;
акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню.
В основі діяльності експертних комісій містить типові та відомчі переліки документів - систематизовані списки видів і категорій документів, що містять нормативні вказівки про терміни їх зберігання.
Таким чином, відомчі архіви є важливою частиною архівної системи, оскільки зберігають документи, що містять соціально-значиму інформацію діючих установ, організацій і підприємств. Після закінчення тимчасового терміну зберігання ці документи надходять на державне або муніципальне зберігання. Важливим етапом для передачі на постійне зберігання є експертиза цінності документів, здійснювана експертними комісіями.
У висновку глави слід зазначити, що архівна справа, як діяльність державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій та громадян у сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів забезпечує можливість використання історичного досвіду для прийняття обгрунтованих управлінських рішень, визначення політичних, економічних, соціальних та інших пріоритетів, формування прогнозів і програм розвитку суспільства і держави.
Архівна система України складається з мережі архівних установ та архівної законодавства, яке покликане забезпечити цілісність і безпеку архівів є, по суті, частиною культурної спадщини нації.
Архівний фонд Російської Федерації - сукупність документів, що мають історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне чи культурне значенні, відображають матеріальне і духовне життя народів країни і є невід'ємною частиною історико-культурної...
