ожна зробити за рахунок ідентичних документів з фондів однорідних установ, а також вище- або нижчестоящих установ.
. Відбір на зберігання найбільш інформативно ємних документів.
Експертиза цінності документів проводиться в три етапи: у діловодстві, у відомчому і державному архівах.
У діловодстві вирішується проблема визначення строків зберігання документів вже при складанні номенклатури справ, тобто коли справа ще «не народилося».
У відомчому архіві відбувається виділення з документального фонду установи справ для постійного зберігання та підготовка їх до здачі в державний архів.
Якщо в установі є юридично самостійні структурні підрозділи, то з цінних документів формують кілька архівних фондів.
Крім цього відбирають для знищення документи тимчасового зберігання, термін зберігання яких закінчився. При цьому особлива увага повинна бути приділена документами, термін зберігання яких 75 років (по особовому складу), адже за кожним з них стоїть доля людини. Всі ці важливі завдання вирішуються спільно з комісією, яка по-науковому може називатися центральної експертною комісією (ЦЕК) або просто експертною комісією (ЕК).
У державному архіві, по-перше, перевіряють рішення експертних органів відомчих архівів і затверджують їх і, по-друге, проводять цільову комплексну експертизу цінності документів або розбір розсипи документів.
Цільова комплексна експертиза - це експертиза, яка проводиться з метою виявлення дублетности відразу по декількох фондам:
вищестоящих і підлеглих одному відомству установ;
однорідних установ, що діяли на одній території (школи одного району);
осіб, пов'язаних родинними чи особистими відносинами.
Такий комплексний підхід можливо здійснити тільки в державному архіві, куди надходять сотні і тисячі фондів різних установ.
У результаті експертизи цінності документів виділяються дві групи справ:
справи для постійного і довготривалого (75 років) зберігання;
справи, призначені для знищення.
На справи, підлягають знищенню, складається акт; справи для постійного і довготривалого зберігання надалі заносять у опису.
Акти і описи подаються на розгляд відповідної експертної комісії, або експертно-перевірочної комісії, або центральної експертно-перевірочної комісії (ЦЕПК).
Відповідно до положення основними завданнями ЦЕПК є:
визначення концепції, принципів і критеріїв формування Архівного фонду Російської Федерації, складу документів, що відносяться до Архівного фонду Російської Федерації;
розгляд питань формування та оптимізації складу Архівного фонду Російської Федерації;
розгляд і прийняття рішень з науково-методичним та практичним питанням експертизи цінності архівних документів та комплектування ними державних і муніципальних архівів;
здійснення науково-методичного керівництва діяльністю експертно-перевірочних комісій (ЕПК) уповноважених органів виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації в галузі архівної справи, федеральних державних архівів, Центральних експертних комісій та експертних комісій федеральних органів державної влади, організацій ».
У уповноважених органах виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації в галузі архівної справи створюються експертно-перевірочні комісії (ЕПК).
ЕПК створена, і діє в Архівному відділі Тверській області. Засідання комісії проводяться, як правило, один раз на місяць. На засіданнях розглядаються річні розділи описів справ постійного зберігання та з особового складу, номенклатури справ, положення про архіви, положення про експертні комісіях, інструкції з ведення діловодства установ та інші питання.
В установах, організаціях і на підприємствах повинні створюватися експертні комісії (ЕК). Положення про ЕК розробляється на підставі примірного положення про постійно діючу експертну комісію установи, організації, підприємства, затвердженого наказом Росархіву від 19 січня 1995 № 2. ЕК створюється наказом керівника установи. До складу комісії включаються кваліфіковані фахівці (не менше 3-5 чоловік). Зазвичай до складу ЕК входять працівники діловодної служби і завідувач архівом установи, фахівці основного профілю діяльності установи, економіст чи працівник бухгалтерії. До складу ЕК може входити і представник архівної установи для контролю та надання методичної допомоги в роботі ЕК.
Завданнями експертної комісії є:
організація та проведення експертизи цінності документів ...
