, проте неправильним в організації робочого місця є розташування та площу кабінету. Секретар повинен бачити всіх, хто заходить до керівника, а також мати у своєму кабінеті зону обслуговування відвідувачів. У Дирекції ці умови не дотримується. Був також встановлений недолік в санітарно-гігієнічній нормі. Через те, що офіс Дірекции знаходиться зовсім поруч з Перегоночна пунктом вагонів, а умова шумолізоляціі не дотримується - знижується працездатність співробітників.
. 3 Технологічні етапи роботи з документами в Свердловській дирекції з тепловодопостачання Чусовського територіальної ділянки
Робота з документами будується в рамках кожного документопотока.
Робота з вхідними документами складається з наступних етапів:
Первісна обробка вступників документів в Дирекцію здійснюється в день надходження документів, а при надходженні документів в кінці робочого дня або в неробочий час - на наступний робочий день. Документи з позначками Терміново raquo ;, Вручити негайно raquo ;, а також телеграми, що надійшли по каналах телеграфного зв'язку загального користування, доставляються адресатам в першу чергу. Обробка документів, що відправляються здійснюється в день їх реєстрації або на наступний робочий день, їли документ був зареєстрований в пізній час.
При первісній обробці зазвичай перевіряються:
· правильність доставки;
· збереження і цілісність конверта;
· комплексність і цілісність вкладень.
Перевірка правильності доставки кореспонденції проводиться до розкриття конвертів чи іншої упаковки для того, щоб переконатися, що вся кореспонденція доставлена ??за правильною адресою. Помилково надійшли документи пересилають за належністю або повертають відправнику з супровідним листом.
Далі конверт розкривають і перевіряють наявність у ньому документів, включаючи додатки, наявність підпису на документах, правильність їх адресування, відповідність номера документа номером, вказаним на конверті. Не підлягають розкриття конвертів з документами, адресовані працівникам товариства з позначкою «Особисто» і конверти з документами, бандеролі або посилки, що надійшли з-за кордону, які враховують за номером, позначеному на конверті, бандеролі, посилці.
У разі виявлення пошкодження документа, відсутності в конверті документа (додатка) або підписи на документі, невідповідність номера, вказаного на конверті, номеру вкладеного в конверт документа, відсутності супровідного листа до документа з електронною копією повідомляється відправнику і складається при необхідності акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику документа, а другий залишається у секретаря.
Конверти після перевірки документів не знищують, а передають разом з документами адресатам. Однак по правила документообігу всі конверти повинні знищуватися, крім кількох випадків:
· якщо надійшло звернення громадянина;
· якщо всередині документа не варто дата або, якщо документ доставлений із запізненням, прострочений, то по конверту, за допомогою поштового штемпеля визначається дата відправки.
Також в Дирекції прийнята Єдина автоматизована система електронного документообігу (ЕАСД), що дозволяє отримувати листи співробітникам безпосередньо, не проходячи через секретаря. Зазвичай така кореспонденція не реєструється. Це спрощує роботу секретаря, скорочує час доставки, обробки та пошуку документів.
Таким чином, при прийомі і первинній обробці документів була виявлена ??помилка - не знищення конвертів. За правилами діловодства конверти після перевірки документів повинні знищуватися, виключенню підлягають тільки нес5колько випадків, наведених вище.
Первісна обробка документів закінчується їх сортуванням. Документи поділяються на дві групи: реєстровані і незареєстровані. До нерегістріруемого документам, як правило, відносять рекламні матеріали, листи-запрошення, привітання, подяки, документи по матеріально-технічному забезпеченню, статистична та бухгалтерська облікова і звітна документація та ін., Планові, фінансові документи, інформаційні матеріали, надіслані до відома та ін.
Подальша робота ведеться з масивом документів, що підлягають реєстрації. Секретар сортує надійшов кореспонденцію, реєструє підлягають реєстрації документи і доповідає їх керівнику підрозділу або безпосередньо виконавцю. Якщо виконавців декілька, то документ множиться. При реєстрації документа секретар проставляє порядковий номер і дата надходження документа в Дирекцію.
При реєстрації документа, секретар перевіряє:
· правильності оформленн...
