оперативне проходження документа, з найменшими витратами часу;
2. максимальне скорочення інстанцій проходження документа (кожне переміщення документа має бути виправданим, необхідно виключити або обмежити поворотні переміщення документів);
3. порядок проходження та процес обробки основних видів документів повинні бути однаковими.
Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій.
Основою структури будь-якого документообігу є документ. Всі документи (традиційні на папері і на магнітних носіях) в комплексі в НОУ ВПО МПСИ В«Відділ кадрівВ» узгоджені шляхом дотримання правил особливостей подання інформації на кожному з носіїв. p> Організація документообігу - це правила, відповідно до яких має відбуватися рух документів. Організація документообігу об'єднує всю послідовність переміщень документів в апараті управління НОУ ВПО МПСИ В«Відділ кадрівВ», всі операції з прийому, передачі, складання та оформлення, відправлення (і підшивці) документів у справу. Документообіг є важливою складовою частиною діловодства та інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг прискорює проходження і виконання документів у НОУ ВПО МПСИ В«Відділ кадрівВ». Порядок проходження документів та організація всіх операцій при роботі з ними, регламентований інструкцією з діловодства у НОУ ВПО МПСИ В«Відділ кадрівВ» і табелем уніфікованих форм документів.
Розділяють централізований документообіг і документообіг рівня структурного підрозділу. У централізований документообіг входить вся документація, що підлягає централізованої реєстрації. Документи, що враховуються тільки в структурних підрозділах, складають документообіг рівня структурного підрозділу. p> Як правило, централізований документообіг представлений організаційно-розпорядчою документацією, а документообіг рівня структурного підрозділу - спеціалізованою документацією, що забезпечує основні напрямки діяльності організації (у нього можуть входити і організаційно-розпорядчі документи).
Виділяють три основні типи документів , складових централізований документообіг.
Вхідні. Вхідний документ - документ, що надійшов до установи. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, у встановлені терміни. Терміни можуть бути встановлені нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або можуть бути вказані безпосередньо у вхідному документі. p> Вихідні. Вихідний документ - офіційний документ, що відправляється з установи. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готується на основі внутрішніх документів організації. Невелике число вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад запити в інші організації) [7, с. 91]. p> Внутрішні. Внутрішній документ - офіційний д...
