lign="justify"> Попередній розгляд здійснюють завідувачі канцеляріями, секретаріатами, загальними відділами, секретарі-референти або інші особи, спеціально призначені для проведення даної роботи і мають певні повноваження для направлення документа за призначенням.
Працівники, які здійснюють попередній розгляд документів, отримують доступ до всієї інформації, що надходить в організацію.
При попередньому розгляді необхідно виділити документи таким чином:
· документи, що підлягають розгляду керівництвом організації. Як правило, це документи з органів законодавчої та виконавчої влади, з вищестоящої організації та ін .;
· документи, що направляються на виконання в структурні підрозділи виконавцям як не потребують резолюції керівництва;
· документи, які не потребують реєстрації; далі необхідно визначити їх подальший маршрут і виконавців;
· документи, вирішення яких не входить до компетенції організації, повернути їх відправникам або відправити за призначенням;
· звернення громадян.
Таким чином, в результаті попереднього розподілу вступників документів керівництву організації на розгляд передається не більше 15-20% загальної кількості документів. Це істотно знижує навантаження керівників, збільшує оперативність розгляду найбільш важливих документів.
Реєстрація документів
Реєстрація документів - один з ключових моментів в організації документообігу. Від того, яка форма реєстрації обрана і за допомогою яких технічних засобів вона здійснюється, залежать форми і технологія подальших етапів документообігу.
Згідно ГОСТ Р 51141-98 реєстрація документів визначається як запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання.
Таким чином, можна сказати, що реєстрації підлягають документи, що вимагають обліку, Адмінення та використання в інформаційно-довідкових цілях.
У місцях реєстрації документи, як правило, реєструються в межах груп, залежно від назви виду документа, автора і змісту документів.
Реєстраційний номер проставляється на місці, визначеному ГОСТР6.30-03:
· на місці реквізиту 10 - реєстраційний номер, що фіксує факт створення або відправлення документа;
· на місці реквізиту 28 - реєстраційний номер, що фіксує факт надходження документа.
При реєстрації документів в організації повинна бути розроблена єдина система індексів структурних підрозділів, яка залишається незмінною протягом тривалого часу і може бути змінена тільки при реорганізації організаційної структури, перерозподілі функцій всередині організації.
Реєстрація документів - один з трудомістких процесів діловодства, що включає в себе не тільки технічні операції. Співробітник, що здійснює реєстрацію, повинен добре знати структуру і функції організації, розподіл обов'язків виконавців, систему діловодства, добре володіти організаційної та обчислювальною технікою, вміти користуватися всіма видами довідників, які застосовуються при реєстрації, особливо при застосуванні автоматизованої реєстрації.
7. Організація оперативного зберігання документів. Номенклатура справ. Підготовка справ до архівного зберігання
Завершальним етапом процесу діловодства є підготовка виконаних документів до зберігання та використання. Основна мета впорядкування та зберігання виконаних документів - створення умов для їх використання в довідковій роботі установ і поповнення Державного архівного фонду РФ.
Підготовка виконаних документів до зберігання та використання включає:
експертизу (оцінку) наукової і практичної цінності документів;
оформлення справ;
опис документів постійного і довготривалого зберігання;
забезпечення їх збереження;
передачу справ в архів установи, тобто в відомчий архів. Номенклатура справ -це затверджений систематизований перелік справ, що заводяться в установі, із зазначенням термінів їх зберігання у встановленому порядку. Номенклатура справ використовується як схема розподілу і групування виконаних документів у справи (схема класифікації), покажчик індексації документів і справ, термінів їх зберігання, а також як схема побудови довідкової картотеки не виконаних документів. Крім того, вона є обліковим документом у діловодстві та архіві установи для справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Номенклатура справ необхідна для швид...
