дприємстві (бухгалтерської, оперативного обліку, документування технологічних процесів, складського обліку і т. П.) Стало актуальним впровадження систем електронного документообігу.
Фахівці стверджують, що потреба у впровадженні СЕД формується, коли кількість документів, що становить щорічний документообіг підприємства або організації, досягає 4000-4500 одиниць. А також, коли рівень зрілості документообігу (готовність до організації електронного документообігу) компанії буде вище нульового.
Але в реальних умовах введення систем електронного документообігу на малому підприємстві треба починати, коли тимчасові або фінансові витрати на пошук потрібного документа, починають заважати нормальному функціонуванню бізнесу.
Слід зазначити, що СЕД не вирішує всі проблеми підприємства. Основна мета впровадження СЕД складається у створення ефективного середовища управління, а так само в налагодженні функціонування всіх відділів підприємства або організації. Його завданням є підвищення ефективності документообігу, що згодом допоможе підвищити ефективність роботи всієї організації.
Відображенням будь-якої діяльності підприємства є документи, як електронні, так і традиційні. Успішність бізнесу багато в чому залежить від складу і напрямки документопотоков організації. Тому слід виділити час і фінанси для організації ефективного документообігу з використанням сучасних комп'ютерних технологій.
СЕД надає можливість одночасної роботи з документами різними користувачами, що знаходяться в різних приміщеннях, як часто буває на малому підприємстві, де деякі співробітники не мають свого робочого місця в офісі. Наприклад, бухгалтер чи економіст працюють з дому, тоді як керівник, секретар і менеджер з продажу проводять свій робочий день в орендованому або власному приміщення. У таких організацій немає додаткових площ з потужним сервером і програмістів, готових налаштовувати і підтримувати велику систему документообігу.
Крім того, інформаційні ресурси малого підприємства, як правило, неоднорідні: частина договорів, прайс-листи, ділове листування, зберігаються в паперовому вигляді, тоді як фінансова документація, накази зберігаються в електронному вигляді. Велика частина документів мається на електронному та паперовому вигляді, програмне забезпечення не завжди може підтримувати всі версії документів, а також гарантувати безпеку їх зберігання. Це веде до втрати документів і плутанині в їх зберіганні. СЕД дає можливість пошуку по метаданих, що дозволяє виявити документ по кожному з ключових полів: дата створення, адресат, тип документа і т.п.
На російському ринку СЕД є багато програмах продуктів, оптимізованих саме під малі та середні підприємства. Їхня особливість: легка установка, мінімальні налаштування, простий «мануал» і відносна дешевизна.
Багато керівників невеликих компаній використовують у своїй роботі звичні офісні додатки, наприклад: провідник Windows для управління файлами і електронну пошту. Але деякі, на перший погляд, прості завдання без правильної організації документообігу виявляються досить складним процесом, оскільки керівник не має чіткого уявлення про стан документа. Він не може точно знати, хто, коли і які правки вніс в документ, де знаходиться потрібна його редакція, у якій саме папці лежать згруповані документи. Хаос в документації змушує керівника витрачати значний час на упорядкування документів та контроль за діяльністю підприємства, ускладнюючи основні завдання.
Слід зазначити, що розвиток комп'ютерних технологій в організації документопотоків поліпшило ефективність роботи з документами. Сьогодні значно простіше і швидше працювати з документами. Використання електронних шаблонів, що зберігаються в електронних додатках, замість готових друкарських форм, значно збільшило продуктивність офісного праці. Питання, використовувати чи ні окрім традиційного паперового документа електронний, не ставиться. У теперішній час технічні можливості дозволяють самим створювати електронні документи та організовувати їх обмін. Є утвердилась практика обміну електронними документами. Передати документ в комп'ютерній формі значно простіше, ніж організовувати доставку паперового листи з кур'єром або звичайною поштою. Тим більше що правовий аспект електронного документообігу більше не є перешкодою. Зміни, що відбулися в російському законодавстві, зробили електронний документ юридично значимим. Але електронний документ - це не електронний документообіг. Крім того, введення системи електронного документообігу не означає повну відмову від традиційних документів на паперових носіях, так як деякі повинні бути в паперовій формі за законом, наприклад: сертифікати, патенти та інші офіційні папери, або через неможливість змінити деякі бізнес-процеси. Кур'єрів або експедиторів простіш...
