е забезпечити до звичайної накладної, ніж iPad'амі.
Слід зауважити, що введення системи електронного документообігу начитається з усвідомлення мети його впровадження. Розуміння завдань, які будуть вирішені, роблять успішним встановлення СЕД. Проаналізуємо деякі системи електронного документообігу, використовувані на в малих і середніх підприємствах у відповідності з цілями їх використання.
Якщо завданням впровадження СЕД є зниження ризику втрати документа і забезпечення організації централізованого доступу до документів, слід звернути уваги на можливості організації електронних архівів документів. Саме цей модуль стане центральним у системі електронного документообігу. При бажанні добитися зниження витрат на повсякденну роботу з документами і саме діловодство необхідно автоматизувати діловодство, ввівши модуль електронного документообігу. Це актуально для компаній з активним внутрішнім і зовнішнім документообігом. Якщо впровадження СЕД має підвищити якість оперативного управління підприємством, що характерно для компаній з великою кількістю типових процесів, які впроваджують процедури управління якістю ISO 9000, CMMI, також слід автоматизувати діловодство, ввівши модуль електронного документообігу.
Слід ще раз підкреслити, що вибір цілі впровадження системи електронного документообігу особливо важливий. Не треба ставити завищені цілі, оскільки це значно підвищують вартість впровадження, що відповідно збільшує р?? ск провалу введення СЕД.
Ще однією типовою помилкою установки системи електронного документообігу є очікування того, що автоматизація сама по собі допоможе оптимізувати сам процес документообігу.
Особливу увагу слід приділити фінансуванню проекту. Бюджет слід розраховувати, враховуючи всіх співробітників організації. У разі економії на повномасштабному введенні СЕД з'являється велика ймовірність розчаруватися в системах електронного документообігу. Після визначення цілей і завдань автоматизації керівник малого підприємства може переходити до наступного етапу - вибору системи електронного документообігу.
Сформулювавши свої вимоги до СЕД, власник малого підприємства намагається знайти порожню йому систему електронного документообігу серед представлених на російському ринку. Сьогодні, на відміну від другої половини 2000-х років, ринок СЕД орієнтований не тільки на великих клієнтів. Малі та середні підприємства мають вибір: «коробкова» або «хмарна» СЕД, розроблена для впровадження в маленькі фірми, а не скорочена версія «великої» системи. Системи електронного документообігу для використання в умовах малого та середнього бізнесу мають досить низьку вартість покупки і супроводу, а також не складні у використання. Що адекватно вимогам невеликих і середніх компаній.
Більшість виробників СЕД сформували свіжий погляд на автоматизацію документообігу середнього та малого бізнесу, впровадили нові рішення. У лінійці пропозицій виробники позначають дані програмні продукти, як «тонкий клієнт» або «малий портфель». Тому зараз вибір системи електронного документообігу став складним завданням. Спробуємо сформувати алгоритм вибору СЕД виходячи з цілей і завдань, які прагнути вирішити підприємство, впроваджуючи електронний документообіг.
Умовно усі системи електронного документообігу для малих і середніх організацій діляться на 3 великі групи:
. Системи організації архіву (сховища) документів. Завданням даної групи є організація централізованого доступу до документів, зниження ризику втрати документа.
. Системи автоматизації діловодства з елементами документообігу. Завданням цієї групи є автоматизація діловодства, зниження витрат на повсякденну роботу з документами.
. Комплексні системи автоматизації документообігу. Завданням даної групи є підвищення якості оперативного управління підприємством.
Слід зазначити, що за рідкісним винятком, в усі сучасні СЕД входять елементи кожної з трьох груп, але універсальні системи електронного документообігу зустрічаються рідко. Як правило, система спрямована на автоматизацію якоїсь однієї групи процесів.
Розглянемо кожну групу систем електронного документообігу для малих і середніх організацій більш докладно.
Системи організації архіву документів діляться на два види. Перший спеціалізується на зберігання, обробки та використання надвеликих об'ємів документів, що зустрічається в малих і середніх підприємствах нечасто. Як правило, організації спеціалізуються на масовому обслуговуванні приватних осіб і організацій, є замовниками таких програмних продуктів. Наприклад: підприємства ЖКГ, які надають комунальні послуги, страхові компанії, кредитні організації. Другий вид систем організації архіву докумен...
