ормації, необхідної для вироблення рішення. Несвоєчасна обробка документів, особливо фінансових, може призвести до негативних економічних наслідків. Тому раціональної організації документообігу, швидкості й чіткості обробки і передачі документів для виконання завжди приділяється велика увага [40, с. 61].
Рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення називається документообігом [7, c. 4].
У цьому визначенні робиться наголос на словах «рух документів», тобто їхній шлях з одного підрозділу або від одного співробітника до іншого. На цьому шляху одні будуть знайомитися з його утриманням для прийняття рішень, інші будуть погоджувати текст і його редагувати, реєструвати і постійно будуть контролювати всі етапи його руху і, нарешті, підготують до відправки.
Всі документи підприємства представлені двома великими групами:
одержувані ззовні, від інших підприємств (вхідні документи);
створені на самому підприємстві.
При вивченні документообігу кожна з цих груп розглядається окремо. Аналіз можна проводити з різних сторін.
Вхідні документи ТОВ «ГРАНД» аналізуються по кореспондентам - авторам документів, від яких вони отримані:
- від вищестоящих інстанцій, у тому числі органів влади і управління (від них йдуть керівні документи, приписи, накази);
від підвідомчих підприємств;
від інших підприємств, які не перебувають у соподчиненной зв'язку з даним підприємством. Це можуть бути клієнти, постачальники, приватні особи, надсилають листи, заяви, скарги (звернення громадян).
- Документи, створені на підприємстві, чітко діляться на дві групи:
- внутрішні, складені для потреб самого підприємства, і циркулюючі всередині нього;
вихідні, які передбачають при створенні відправку в інші підприємства.
Всі документи, створювані на підприємстві, при аналізі діляться на ініціативні, складені виходячи з потреби свого підприємства, і розроблені «на виконання» завдань вищих інстанцій або у відповідь на отримані запити.
Вихідні документи так само, як і вхідні, можна проаналізувати за видами і за кореспондентам, яким вони прямують. Їх також ділять на документи, за якими очікується відповідь, і документи, спрямовані просто для відомості (реклама тощо.).
Найважливішим фактором при вивченні документообігу є підрахунок його обсягу. У ТОВ «ГРАНД» обсяг документообігу можна представити в таблиці 1.
Таблиця 1. Обсяг документообігу ТОВ «ГРАНД» за даними 2012
ДокументиКолічество документовВсегоПодлинникиТиражВходящие9797194Исходящие120264384Внутренние174522696Итого3918831274 Таким чином, обсяг документообігу в ТОВ «ГРАНД» за даними 2012 року становить тисячу двісті сімдесят-чотири документів, з них 30,69% припадає на оригінали і 69,31% на копії документів.
Структура справжніх документів представлена ??на малюнку 2.
Малюнок 2 - Структура документообігу ТОВ «ГРАНД»
Найбільша частка в документообігу підприємства припадає на внутрішні документи (44,50%), тільки 30,69% документів - вихідних.
Величина документообігу потрібна для:
розрахунку необхідної чисельності діловодного персоналу:
розрахунку ефективності застосування засобів механізації та автоматизації діловодства;
визначення завантаженості діловодного персоналу, у тому числі секретаря керівника та секретаря структурного підрозділу.
У цілому документообіг показує завантаженість всього управлінського апарату, тому всім його працівникам доводиться мати справу з документами.
Таблиця 2. Динаміка документообігу за 2009-2011 роки
годКоличество входять документовКолічество вихідних документовКолічество внутрішніх документовІтого201097243519859201111729054795420121943846961274 Дані таблиці 2 показують, що спостерігається тенденція зростання документообігу ТОВ «ГРАНД».
Обсяг документообігу в 2011 році в порівнянні з 2010 зріс на 9,96%, а в 2012 році в порівнянні з 2011 роком на 25,12%.
Таким чином у ТОВ «ГРАНД» не дотримуються вимоги ГСДОУ що є порушенням у веденні діловодства на підприємстві.
Секретар-діловод веде спільне документаційне обслуговування підприємства, тобто виконує функцію канцелярії: здійснює реєстрацію документів, що в підсумку повинно давати централізовану реєстрацію всієї вхідної та вихідної коресп...
