трації. Основні потоки документів концентруються на рівні секретаря ВАТ «Родина». Процес формування документів носить змішаний характер - значна їх частина формується в структурних підрозділах компанії. Процеси формування, реєстрації та узгодження документів організовані і відповідно до чинної нормативно-правовою базою. Незважаючи на те, що ВАТ «Батьківщина» є підприємством сільськогосподарської спеціалізації, рівень інформатизації документообеспеченія в компанії досить високий. Можна констатувати, що у ВАТ «Батьківщина» сформовано повноцінне єдине корпоративне інформаційний простір. Цей висновок підтверджується високим рівнем комп'ютеризації всіх виробничих процесів, включаючи такі специфічні, як тваринницька і рослинницька діяльність;
оцінка ефективності роботи ДОУ показує, що з комп'ютеризацією вона істотно зросла: знизилася чисельність співробітників служби при збільшенні загального обсягу документообігу, скоротилися витрати на організацію процесів документодвіженія, знизився відсоток браку. У числі недоліків діючої системи, що впливають на ефективність роботи ДОУ: відсутність системи електронного документообігу, низький рівень внутрішньої регламентації діяльності по роботі з документами, зустрічаються окремі порушення правил оформлення та підготовки документів, а також їх втрати.
2.3 Постановка проблем розвитку системи інформаційно-документаційного забезпечення управління у ВАТ «Родина». Вибір актуальних проблем розвитку інформаційно-документаційного забезпечення при прийнятті стратегічних рішень
У результаті проведеного аналізу системи документообігу ВАТ «Батьківщина», необхідно виділити головні проблеми в організації документообігу у ВАТ «Родина».
Одним з недоліків у роботі ДОУ можна вважати відсутність документів, що регулюють діяльність у даній сфері. У цьому зв'язку можна вважати, що сприятиме підвищенню ефективності роботи служби може розробка і затвердження відповідних документів, зокрема, інструкції з документаційного забезпечення системи управління ВАТ «Батьківщина», запропонованої автором у додатку Б.
Крім того, мабуть, самої значущою проблемою в системі документообігу ВАТ «Батьківщина» є не тільки проблема не тільки контролю за виконанням документів, але і стратегічного управління. На думку автора випускної кваліфікаційної роботи, дані два питання є безпосередньо взаємопов'язаними один з одним. Адже, як ми знаємо, контроль виконання рішення є важливою частиною життєвого циклу стратегічного рішення.
Розглядаючи життєвий цикл управлінського рішення як специфічний процес, можна представити його, з урахуванням прийнятої класифікації функцій управління, а також підібрати документи, що відповідають кожному з етапів (див. малюнок 12) [30].
Кожне рішення повинно бути юридично, економічно, тактично обгрунтовано. Кращим виходом для даного роду вимог є документування процесу прийняття не тільки стратегічних, як у нашому випадку, але і тактичних рішень.
Малюнок 12 - Відповідність документів етапах життєвого циклу управлінського рішення
Відповідно, будь прийняте рішення без грамотного його виконання є для організації любо роду діяльності марним.
Як показав проведений аналіз, що контроль виконання документів не носить системного характеру. Для ведення контролю виконання використовується комп'ютерна бази даних, сформована в програмі Microsoft Excel, в яку заносяться всі документи, потребують виконання. У структурних підрозділах контроль виконання документів ведеться на загальних підставах. Природно, що багато документи виконуються не вчасно, або просто «забуваються» в загальній масі документного масиву, який є в такий великий організації, як товариство з обмеженою відповідальністю.
Система електронного документообігу вирішила б проблеми не тільки контролю виконання документів, що створюються в процесі прийняття стратегічних рішень, але й вирішення оперативних завдань управління.
Діловодство - найважливіша складова системи управління будь-якої організації, в тому числі і відкритого акціонерного товариства.
Тому будь-який збій в системі діловодства негайно викликає відповідний збій в системі стратегічного управління ВАТ «Родина».
Можна виділити ряд проблем, що виникають при роботі з документами традиційним способом, тому в управлінні кадрів немає системи електронного документообігу:
- документи губляться;
- накопичується безліч документів, призначення і джерело яких неясні;
- документи та інформація, що міститься в них, потрапляють в чужі руки;
- витрачається маса робочого часу на пошук потрібного документа і формування тематичної добірки документів;
- замість того щоб використовувати ...
