них найчастіше пред'являються найвищі вимоги щодо оперативності та повноті пошуку необхідної інформації та документів .
Відповідно, як керівник і співробітники служби ДОП організації, так і секретарі-референти компанії, секретарі керівництва та підрозділів обов'язково повинні брати найактивнішу участь, взаємодіючи з IT-службою, у визначенні вимог при виборі як системи автоматизації діловодства в компанії, так і інших систем автоматизації роботи з документами та управління бізнес-процесами.
Деякі організації приходять до вирішення доручити створення (написання) програми своїм штатним програмістам, аргументуючи це тим, що, з одного боку, це буде дешевше, так як програмісти виконають цю роботу в робочий час у рамках зарплати, а з іншого - буде створена програма, повністю відповідна вимогам співробітників організації. Крім того, програмісти, які написали програму, можуть легко здійснювати її підтримку, забезпечувати її подальший розвиток і модифікацію в міру появи нових вимог до програми. Безумовно, такий підхід також має право на існування, проте важливо враховувати і проблеми (В«підводні каменіВ») такого рішення. p align="justify"> По-перше, при розробці програми В«на замовленняВ» ще більше значення має ретельно і самим детальним чином складене технічне завдання. Як правило, мало в якій організації є висококваліфіковані документознавці, здатні самим детальним чином розписати всі діловодні технології, врахувати всі нюанси роботи з документами. З цього випливає друга проблема - терміни розробки та впровадження. Якщо масовий програмний продукт у типовій організації налаштовується за два-три місяці, то написання програми з В«нуляВ» в середньому займає близько півроку. Потім починається процес впровадження і налагодження: програма ставиться на робочі місця секретарів та інших користувачів, які пробують з програмою працювати. Відразу з'ясовується, що якісь операції не працюють або працюють неправильно. Далі йде процес доопрацювання і виправлення програми. Нарешті програма повністю діє. Секретарі та співробітники починають вводити в неї документи. У цей період пробної експлуатації, як правило, обов'язково виникають нові, не враховані в технічному завданні вимоги до програми, так як відразу врахувати всі деталі практично неможливо. Програма знову допрацьовується, модифікується і заново налаштовується. p align="justify"> Весь цей час секретарі, діловодний персонал продовжують виконувати свою звичайну роботу, плюс паралельно вносять документи, інформацію в програму, тим самим, дублюючи свою роботу. Причому в ході налаштування періодично дані можуть пропадати, і кожного разу все необхідно заносити заново. Таким чином, в період впровадження програми, а він зазвичай займає кілька місяців, іноді доходячи до року, секретарям і іншим співробітникам служби ДОП доводиться виконувати подвійну роботу, навантаження на співробітників істотно зростає, що може сформувати в колективі негатив...
