не ставлення до ідеї автоматизації в цілому.
Перевагою власної розробки є те, що в організації залишаються вихідні коди. Крім того, важливо, щоб програма була написана на поширеній платформі і на одному з широко відомих мов програмування. Відомі випадки, коли після звільнення програміста виявлялося, що знайти іншого, який зміг би продовжити роботу, вкрай складно і дорого, і простіше почати все спочатку. p align="justify"> Резюмуючи вищевикладене, можна все-таки рекомендувати в першу чергу розглядати вже існуючі на ринку програмні продукти, що вже мають досвід впровадження в різних організаціях. Вибір типової програми, що вже працює в десятках, сотнях і навіть тисячах організацій, гарантує, що в міру зміни вимог та законодавства будуть випускатися нові версії програми і здійснюватиметься технічна підтримка. Важливо також враховувати, що сьогодні стандарти в області міжвідомчої документообігу та архівного зберігання документів знаходяться в стадії розробки і обговорення. Після прийняття відповідних стандартів неминуче постане питання забезпечення сумісності наявних автоматизованих систем з федеральними та міжнародними стандартами. Всі великі фірми - розробники програм обов'язково випустять відповідні конвертери, модулі, що забезпечують експорт - імпорт даних у стандартних форматах, а компанії, що використовують нестандартне програмне забезпечення, опиняться перед обличчям цієї проблеми. p align="justify"> На що ж, перш за все, слід звернути увагу і що необхідно записати в технічному завданні, списку вимог секретарю організації:
) Реєстрація документів. Програма повинна підтримувати не тільки реєстрацію вхідних, вихідних і внутрішніх документів організації, а й реєстрацію, і постановку на контроль доручень керівництва. p align="justify">) Контроль виконання. Яким саме чином буде здійснюватися контроль. У простому випадку це списки невиконаних документів, які виводяться на екран за запитом користувача. У більш просунутих системах оповіщення про наближення терміну виконання можуть розсилатися по електронній пошті або бути виконані у вигляді автоматично спливаючих вікон зі списком невиконаних. p align="justify">) Адресна книга. Секретар обов'язково повинен мати доступ до довідника - спільній адресній книзі, в яку канцелярія вносить всі відомості по документу, що надійшов. Це дозволяє секретарю швидко з'єднати керівника з автором розглянутого керівником документа. p align="justify">) Організація руху документів. Використання заздалегідь закладених в програму маршрутних схем дозволяє кардинально прискорити процес узгодження навіть найскладніших документів. p align="justify">) Використання шаблонів документів. Створення набору шаблонів для всіх типових управлінських ситуацій істотно прискорює роботу: не витрачається час на продумування, складання та оформлення документа, досить вибрати потрібний шаблон з уже закладеним у нього оформленням та типовим трафаретним текстом і вставит...
