тів більш затребуваний. Він може забезпечувати лише базову функціональність роботи з документами: централізоване зберігання файлів документів і організацію доступу співробітників до них. До складу цього продукту найчастіше входять файл-сервер з електронною поштою або веб-система організації групової роботи з документами. Використання цих систем характерно при штаті не більше десяти осіб або при обсязі документообігу близько 20-25 одиниць на місяць. Основний плюс у використання другого виду СЕД - дешевизна і простота.
Кожна друга система, представлена ??на російському ринку СЕД, ставитися до систем автоматизації діловодства з елементами документообігу. До обов'язкових функцій даної групи відносяться: архів документів, автоматизація діловодства, документообіг.
До складу модуля «архів документів» входять наступні блоки: зберігання і архівування документів, пошук за реквізитами реєстраційно-контрольних карток документів, повнотекстовий пошук по документах, сканування і розпізнавання документів.
Модуль автоматизації діловодства особливо розвинений в даних програмних продуктах. Він призначений для реєстрації документів, організації номенклатури справ, а так само для розмежування прав доступу.
Третій модуль називається «документообіг». У його завдання входить організація маршрутизації документів, видача доручень, візуалізація бізнес-процесів.
Остання група систем електронного документообігу для малих і середніх організацій виділяється нами - це комплексні системи автоматизації документообігу. Переваги даних систем полягають у автоматизації процесів, пов'язаних з документообігом і оперативним управлінням підприємства. Ці системи багато в чому аналогічні корпоративним СЕД. Дорожнеча впровадження подібних СЕД, скоріше, виправдана у великих організаціях (холдингах) за рахунок того, що систем цього класу, складнощі у їх освоєння, а так само обов'язкове участі ІТ-фахівця у впровадженні роблять цей продукт мало затребуваним для малих і середніх організацій. Проте, вибір цієї системи надає широкі можливості по її модифікації відповідно до потреб підприємства, тобто можна зробити систему, збалансовану за функціями як в області діловодства, так і в галузі документообігу.
Крім того, при повному впровадженні систем електронного документообігу малого та середнього бізнесу треба враховувати й інші фактори. Інакше позитивних результатів від впровадження СЕД не слід чекати.
Оцінюючи вартість СЕД, треба враховувати ціну всього проекту. На жаль, досить часто недобросовісні продавці велику частину витрат приховують в додаткових модулях, інфраструктурному програмному забезпеченні, послуги з обстеження, впровадження та супроводу системи.
Обов'язково, крім презентації або демонстративної моделі, слід подивитися на діючу систему, аналогічну затребуваною вашому підприємством, бажано вже використовувану клієнтами постачальника обраного рішення. Тільки в цьому випадку ви побачите всі особливості її роботи. Жодна красива презентація або «лабораторна» демонстрація системи не покажуть реальні особливості роботи з нею.
Впровадження системи електронного документообігу (СЕД) - відповідальний крок для середніх і малих підприємств, якщо немає впевненості у правильності зробленого вибору, тому необхідно спробувати встановити і попрацювати з безкоштовними версіями систем електронного документообігу. Як правило, вони мають обмеження на термін безкоштовного використання (3 місяці) і кількість підключаються комп'ютерів.
Таким чином, до проблеми вибору СЕД слід ставитися малим і середнім підприємствам слід ставитися дуже уважно, зважувати всі «за» і «проти», так як вірний вибір сприятиме ефективній роботі підприємства, а неправильний вибір, навпаки, створить масу складнощів.
2.3 Вибір корпоративної системи електронного документообігу
Науково-технічна революція забезпечує можливість модернізації органів державної влади і великих комерційних організацій. Практичним втіленням концепції інформаційного суспільства в корпораціях ставати використання системи корпоративного електронного документообігу (КСЕД).
КСЕД характеризується тим, що дане рішення забезпечує універсальну, повсюдно доступну середовище для роботи та зберігання всіх типів документів в масштабі всієї організації.
Основними користувачами корпоративної СЕД є великі державні організації, виробничі підприємства, фінансові установи та інші структури, діяльність яких характеризується великими документопотоками.
Корпоративні системи електронного документообігу застосовуються в корпоративній інфраструктурі для створення, зберігання, використання документів в процесі спільної р...
