х зустрічах за участю всіх підлеглих до розгляду тих самих питань. Багато організацій наполягають на проведенні працівниками керівної ланки таких щотижневих зустрічей-нарад. Підлеглий може робити такі кроки, домагаючись за своєю ініціативою контакту з керівником чи товаришами по роботі.
Система зворотного зв'язку. У тій же мірі, в якій зворотний може призвести до вдосконаленню міжособистісного обміну інформацією, можуть діяти й системи зворотний зв'язок, створювані в організації. Такі системи становлять частина системи контрольно-управлінської інформаційної системи в організації. Один з варіантів системи зворотного зв'язку - переміщення людей з однієї частини організації в іншу для обговорення певних питань. Наприклад, фірма «Янг і Вассерманн» в місті Уфа має два офіси. Дуже корисно, коли співробітники двох офісів зустрічаються для обговорення питань, пов'язаних з якістю наданих послуг. При цьому вони не тільки обговорюють проблемні питання, але і діляться дослідами. Розглядаючи необхідність зворотний зв'язок в організації, один з фахівців з обміну інформацією пише: «Ефективно працюючий керівник долає розрив між собою і своїми підлеглими шляхом створення продуманої системи комунікацій, яка гарантує проходження повідомлень донизу і сприйняття їх там».
Опитування працівників - ще один варіант системи зворотного зв'язку. Такі опитування можна проводити з метою отримання інформації від керівників і робітників буквально по сотням питань: 1) чітко доведені до них цілі їх діяльності; 2) з якими потенційними чи реальними проблемами вони стикаються або можуть зіткнутися; 3) одержують вони точну і своєчасну інформацію, необхідну їм для роботи; 4) відкритий їх керівник для пропозицій; 5) поінформовані вони про прийдешні зміни, які позначаться на їх роботі.
Думаю, що аналізуючи результати опитувальника, керівник багато нового відкрив би для себе. Це дозволило б йому подивитися на себе очима своїх підлеглих, побачити помилки у своїй роботі.
Системи збору пропозицій. Системи збору пропозицій розроблені з метою полегшення надходження інформації нагору. Усі працівники одержують при цьому можливість генерувати ідеї, що стосуються вдосконалення будь-якого аспекту діяльності організації. Мета подібних систем - зниження гостроти тенденції фільтрації або ігнорування ідей на шляху знизу вгору.
Найчастіше така система реалізується у варіанті ящиків для пропозицій, куди працівники фірми можуть анонімно подавати свої пропозиції.
На жаль, цей варіант не надто ефективний у застосуванні в «Янг і Вассерманн», бо часто відсутній механізм підтвердження факту розгляду пропозицій, як і стимулювання працівників, чиї пропозиції пішли організації на користь.
Систему збору пропозицій можна створити і по-іншому. Наприклад, фірма може розвернути приватну телефонну мережу, через яку працівники отримують можливість анонімно дзвонила і задавати питання про призначення і продвижениях на посаді. На лінії працював би менеджер, який тут же відповідав би на запитання. Відповіді спрямовувалися б або безпосередньо працівникам (якщо питання не анонімний), або друкувалися б в інформаційному бюлетені фірми.
Сучасна інформаційна технологія. Останні досягнення в галузі інформаційної технології можуть сприяти вдосконаленню обміну інформацією в організаціях. Персональний комп'ютер вже зробив величезний вплив на інформацію, яку керівники, допоміжний персонал і робітники розсилають і отримують. Електронна пошта дає працівникам можливість спрямовувати письмові повідомлення будь-якій людині в організації. Це має зменшити традиційно невичерпний потік телефонних розмов. Крім того електронна пошта - ефективний засіб зв'язку між людьми, що знаходяться в різних конторах, різних містах і навіть у різних штатах і країнах. Останні нововведення в системах телефонного зв'язку дозволяють одній людині направити кілька повідомлень різним людям, а потім подзвонити і отримати відповіді на вихідні повідомлення. У ході відеоконференцій люди, що знаходяться в різних місцях, в тому числі і в різних країнах, обговорюють всілякі проблеми, дивлячись один одному в обличчя. Хоча у фірмі присутні всі ці способи передачі інформації, але все таки, системному адміністратору слід подумати над поліпшенням телефонного зв'язку, щоб всі клієнти фірми змогли без перешкод додзвонитися до потрібного співробітника.
Якщо керівники, менеджери будуть застосують ці прості, але універсальні способи удосконалень комунікацій, то організації легко буде долати всі проблеми, пов'язані зі спілкуванням і передачею інформацій.
На закінчення відзначимо, що управління комунікаціями в нашій країні відрізняється певною специфікою. Якщо в більшості зарубіжних компаній існують відділи корпоративних комунікацій, то в нашій країні і...
