з чернетками та варіантами передаються для реєстрації працівнику, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються цим працівником з відображенням факту знищення в журналах обліку. p align="justify"> Тиражування (копіювання) конфіденційних документів і виробництво виписок з таких документів здійснюється за письмовою вказівкою (на звороті останнього аркуша копійованого документа) керівника відповідного самостійного структурного підрозділу. На копії документа в правому верхньому куті першої сторінки пишеться слово "Копія", а на виписці - В«ВипискаВ». p align="justify"> Скопійовані примірники документа (копії) враховуються за новим номером, у журналах обліку вказується, коли і скільки екземплярів виготовлено і де вони знаходяться.
Виписки з конфіденційних документів враховуються за новими обліковими номерами. При цьому на звороті останнього аркуша документа, з якого вироблялася виписка, робиться відмітка, з яких номерів аркушів або пунктів документа, в якій кількості примірників зроблена виписка, а також за якими номерами враховані виписки. p align="justify"> Вихідна конфіденційна кореспонденція відправляється за підписом осіб, правомочних підписувати документи, і тільки через працівників, відповідальних за ведення конфіденційного діловодства.
Пересилання документів з грифом В«Комерційна таємницяВ» або позначками В«Банківська таємницяВ», В«Для службового користуванняВ» здійснюється засобами спеціального зв'язку (фельд'єгерська зв'язок, спеціальні кур'єрські служби, замовні або цінні поштові відправлення). Конфіденційні документи не підлягають пересилання по незахищених каналах електричного зв'язку (телеграф, факсимільний зв'язок, електронна пошта) [4]. p align="justify"> Надходить в Банк конфіденційна кореспонденція приймається уповноваженими працівниками, відповідальними за облік конфіденційних документів (у філіях і додаткових офісах Банку - працівниками, відповідальними за конфіденційне діловодство) і реєструється в журналі обліку конфіденційних документів.
Документи з грифом В«Комерційна таємницяВ» (В«Банківська таємницяВ») після виконання групуються у справи. При невеликому обсязі конфіденційних документів (до 150 документів на рік), номенклатурою справ передбачається заклад однієї справи - В«Комерційна таємницяВ» (В«Банківська таємницяВ»). При більшому обсязі документів конфіденційні документи групуються у справи окремо або разом з іншими документами пов'язаними єдиною темою. При цьому гриф обмеження доступу справи відповідає грифу обмеження доступу входять у справу документів. Документи, що містять службову інформацію, допускається групувати у справи разом з іншими документами з позначкою В«Для службового користуванняВ». Термін зберігання справи визначається максимальним терміном зберігання документів, що входять в справу. Справи постійного і довготривалого зберігання (десять років і більше) повинні мати внутрішні описи [6]. p align="justify"> Конфіденційні документи, справи, втратили практичне значення, а також з термінами зберігання, за висновком експертної комісії, повинні знищуватися за актом. Відбір документів і справ на знищення здійснюється експертними комісіями, що призначаються для цих цілей наказом Голови Правління Банку. До складу експертних комісій включається не менше трьох кваліфікованих в області інформації, що міститься в відбираються для знищення документах і справах працівників, у тому числі працівник Служби економічної безпеки Банку, здатних правильно визначити практичне значення документів. Документи знищуються за актом знищення документів на підставі рішення Голови Правління Банку, що затвердив акт експертної комісії, шляхом механічної переробки на бумагоперерабативающіх машинах або шляхом спалювання, а магнітні носії інформації - форматуються або розмагнічуються (якщо це дозволяє повністю і безповоротно знищити інформацію) або шляхом механічних пошкоджень робочої області магнітних носіїв інформації.
Кожен співробітник, що працює з конфіденційною інформацією, повинен бути забезпечений нормативно-методичними документами, регулюючими процес його діяльності і технологію виконання робіт. До них відносяться нормативні документи, закріплені законодавчо, а також методична література: книги, брошури, журнали, які дозволяють знайти відповіді на питання, не відображені в нормативних документах. На робочих місцях слід мати і необхідні довідники, включаючи телефонні. p align="justify"> Отже, можна зробити висновок, що робота з конфіденційними документами Банку не може бути достатньою, поки поряд з іншими заходами НЕ буде організована надійний захист інформації в процесі документообігу. Перш за все, необхідно знати, скільки і яких документів звертається в організації, а головне, за якими маршрутами вони переміщуються від створення до моменту знищення. Тому правильна організація конфіденційного діловодства в організації є складовою частиною компл...
