адії відпрацювання знаходиться документ, і переглянути пов'язані з документом нотатки своїх співробітників. Можна створити типовий документ (вхідний або вихідний) і описати порядок його обробки і права учасників такого процесу, які будуть автоматично витримуватися суворо й точно. Документом в таких системах стає не тільки власне документ, таблиця, діаграма, а й будь-яке зображення (статичне або динамічне), звукозапис і взагалі все, що здатний обробити комп'ютер. Прикладом статичного зображення може бути креслення будь-якої складності або електронна модель вузла, вироби, споруди. Динамічне зображення може являти собою найпростішу рекламну презентацію або справжній відеофільм. Нагадаємо, що корпоративна система документообігу нечутлива до відстаней і дозволяє в рамках єдиної системи за єдиними правилами працювати у всіх філіях фірми (включаючи, наприклад, австралійське і Магаданської відділення), так, як ніби всі сидять в сусідніх кімнатах. Причому робота буде виконуватися в режимі реального часу, тобто для пересилання документа за тисячі кілометрів достатні лічені хвилини.
Безперечним лідером на ринку програмного забезпечення корпоративних систем документообігу є система Lotus Notes і широкий спектр систем і програмних продуктів, побудованих на характерних для неї рішення.
Прикладом програмного продукту, побудованого на технологіях Lotus Notes і забезпечує підтримку корпоративного документообігу, є Domino.Doc.
Domino.Doc має дуже широкі можливості для створення і управління документами в розподіленої обчислювальної середовищі, забезпечуючи характерну для сучасних промислових рішень надійність, і включає наступні функції:
розробку документів за допомогою будь-яких програмних продуктів Windows;
підтримку колективної роботи над документами;
реєстрацію вхідних і вихідних документів;
підтримку у вигляді документів будь-яких даних, які можуть бути збережені в електронній формі;
збереження версій документів;
повномасштабні кошти текстового пошуку та отримання документів;
створення типових документів;
підтримку промислових засобів захисту та шифрування документів;
забезпечення ідентифікації користувачів і робочих груп користувачів відповідно з ієрархічною структурою організації;
підтримку роботи з мобільними і відключаються користувачами (наприклад, з комівояжерами, що мають портативні комп'ютери і періодично підключають їх до мережі).
.3 Ділове та комерційне лист
Офіційний лист - один з найважливіших каналів зв'язку підприємства, організації, установи з зовнішнім світом. Через листи ведуться переддоговірні переговори, з'ясовуються стосунки між підприємствами, викладаються претензії. Листи супроводжують матеріальні цінності в дорозі і т.д.
Важливим завданням при складанні листа є його інформаційне насичення, тобто включення до нього доцільного кількості інформації. Листи бувають одноаспектному і багатоаспектні. Нерідко один аспект може скласти зміст всього листа, і найчастіше такими є листи, які не потребують відповіді. Для багатоаспектних листів вже склалися певні стійкі синтаксичні конструкції для вираження того чи іншого аспекту змісту. Текст багатоаспектного листи зазвичай складається з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів. Виклад кожного аспекту необхідно починати з абзацу. Однак для сучасної ділової переписки характерна тенденція складання переважно одноаспектному листів. p align="justify"> Найбільш проста структура листи - це дві частини. У першій викладаються факти і події (мотиви, аргументи), що послужили підставою для складання листа, у другій - висновки, прохання, пропозиції. При складанні будь-якого листа спочатку потрібно намітити логічну схему його змісту. Наведемо приклади структури листів, які складаються з двох-трьох частин. p align="justify"> Службове лист-запит:
1) обгрунтування актуальності запиту;
) зміст запиту;
) очікуваний результат, якщо прохання буде виконано.
Супровідний лист:
1) повідомлення про висилається матеріалі;
) уточнюючі відомості. p align="justify"> Лист-прохання:
) виклад причини, що спонукала звернутися з проханням;
) виклад прохання;
) очікуваний результат, якщо прохання буде задоволено, вираз готовності до подальшої співпраці.
...
