ності кадрової служби.
Особливістю є те, що документи на співробітників викладацького складу зберігаються окремо від документів управлінсько-допоміжного персоналу. Теж стосується реєстрації та ведення обліку цих документів.
Трудові книжки ведуться на всіх співробітників коледжу, крім працюючих за сумісництвом (на цю категорію працівників трудові книжки ведуться за основним місцем роботи). В обов'язки інспектора відділу кадрів входить ведення, облік і зберігання трудових книжок і вкладишів до них.
Зберігаються трудові книжки в спеціальних ящиках, які знаходяться в металевих шафах. Книжки розташовані в алфавітному порядку. У цих же шафах і таких же ящиках зберігаються незатребувані книжки співробітників звільнених з роботи.
Зберігаються особисті справи в окремому приміщенні, у спеціальних шафах. Розташовані вони в алфавітному порядку (за першою літерою прізвища співробітника).
Облік і реєстрація особистих справ ведеться в «Книзі обліку і алфавіту особистих справ».
Видаються особисті справи тільки для службового користування. Видача проводиться під розписку в спеціальному журналі.
На всіх інших працівників коледжу, крім обслуговуючого персоналу, заводяться особові картки, уніфікованої форми № Т - 2.
Особові справи та особисті картки зберігаються у відділі кадрів протягом двох років. Потім вони передаються до архіву коледжу. Гру?? Па обліку особистих справ відповідає за правильну підготовку справ до передачі. Особові справи і картки перевіряються відповідно з книгами обліку, на них проставляються номери, а потім за описом вони передаються в архів.
Основою для формування справ, їх угруповання, систематизації та обліку, визначення термінів їх зберігання та складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання є номенклатура справ. Номенклатура справ коледжу сервісу та туризму включає в себе наступні розділи:
. Накази та інструктивні листи РФ з питань роботи з кадрами. Копії.
. Накази ректора університету з особового складу. Копії.
. Підстави до наказів з особового складу.
. Положення про відділ кадрів.
. Посадові інструкції працівників
. Річні статистичні звіти про наявність, обліку, плинності і розподілі кадрів.
. Квартальні статистичні звіти про наявність, обліку, плинності і розподілі кадрів.
. Затверджене штатний розклад структурних підрозділів.
. Особисті справи.
. Особисті картки викладачів і співробітників коледжу.
. Списки викладацького складу, наукових працівників, адміністративно-управлінського персоналу.
. Облікові картки науковців, фахівців з вищою і середньою спеціальною освітою.
. Документи про надання працівників коледжу до урядових нагород (подання, анкети, списки праць).
. Заяви про прийом на роботу за сумісництвом.
. Графіки відпусток, заяви на відпустку.
. Трудові книжки викладачів і співробітників університету.
. Копії наказів...
