Слід керуватися принципом одноразового перебування документа в одному підрозділі або в одного виконавця.
Документи розподіляються в закладі відповідно з функціями підрозділів і виконавців, які закріплені в положеннях про структурні підрозділи, в посадових інструкціях для виконавців і в щорічному організаційному наказі по установі.
Відділ документаційного забезпечення обробляє наступні документи:
- подяка;
- директива;
- скарги;
- завдання адміністрації;
- завдання Комітету Охорони здоров'я;
- закон;
- запит;
- заяви;
- сповіщення;
- інформаційний лист;
- контрольна карта;
- особисті заяви;
- звернення;
- лист;
- план;
- постанова;
- припис;
- наказ;
- протокол;
- розпорядження;
- реабілітація;
- рекомендації;
- рішення;
- службова записка;
- телефонограма;
- телеграма;
- вимога;
- указ.
Наказ (з основної діяльності) - правовий акт, що видається керівником підприємства, що діє на підставі єдиноначальності, для вирішення основних та оперативних завдань підприємства.
Наказ - це основний розпорядчий документ. Наказами оформляються: порядок діяльності підприємства, рішення та доручення з організації роботи, організаційні заходи, підсумки роботи, результати ревізій і т.д.
Розпорядження - правовий акт управління державного органу, мають обов'язкову силу для громадян і організацій, яким воно адресоване. Їх видають предприятия, організації, міністерства, уряд, адміністрації міст, районів і т.д.
Лист - узагальнена назва різних за змістом документів, що пересилаються поштою.
Телеграма - документи, що виділяються за способом передачі (по телеграфу).
Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються у зв'язку з особливим способом передачі тексту (передається по телефону, записується одержувачем).
Заява - документ, адресований організації або посадовій особі, з проханням про прийом на роботу, звільнення, переведення, надання відпустки.
Протокол - документ фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях, інших формах роботи колегіальних органів.
Також метою програми є ведення журналів. Кожен журнал в базі даних формується на основі раніше створеного звіту. Звіти формуються за раніше зробленим запитам, після чого дані з заповнених таблиць записуються у відповідні поля. Журнали ведуться на відповідні дати, які повинен ввести документознавець. Коли журнали сформуються, їх виводять на друк. Роздруковані журнали підшиваються в спеціальні папки.
Часто виникає необхідні...
