дшивці) документів у справу. Документообіг є важливою складовою частиною діловодства та інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг прискорює проходження і виконання документів у ВАТ «АСПК».
Порядок проходження документів та організація всіх операцій при роботі з ними, регламентований інструкцією з діловодства у ВАТ «АСПК» і табелем уніфікованих форм документів.
Розділяють централізований документообіг і документообіг рівня структурного підрозділу. У централізований документообіг входить вся документація, що підлягає централізованої реєстрації. Документи, що враховуються тільки в структурних підрозділах, складають документообіг рівня структурного підрозділу.
Як правило, централізований документообіг кадрової служби представлений організаційно-розпорядчою документацією, а документообіг рівня структурного підрозділу - спеціалізованою документацією, що забезпечує основні напрямки діяльності організації (в нього можуть входити і організаційно-розпорядчі документи).
Виділяють три основні типи документів, що становлять централізований документообіг кадрової служби.
Вхідні. Вхідний документ - документ, що надійшов у ВАТ «АСПК». Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, у встановлені терміни. Терміни можуть бути встановлені нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ або можуть бути зазначені безпосередньо у вхідному документі.
Вихідні. Вихідний документ - офіційний документ, що відправляється з ВАТ «АСПК». Більшість вихідних документів є відповіддю організації на вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готується на основі внутрішніх документів організації. Невелике число вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад запити в інші організації).
Внутрішні. Внутрішній документ - офіційний документ, який не виходить за межі ВАТ «АСПК». Дані документи використовуються для організації роботи кадрової служби ВАТ «АСПК», так як вони забезпечують цілеспрямоване вирішення управлінських завдань у межах однієї організації. До внутрішніх документів відносяться організаційно-правові, організаційно-розпорядчі документи. Самостійні групи внутрішнього документообігу кадрової служби складають протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку матеріальних і грошових засобів, обладнання, внутрішня службова переписка (доповідні, пояснювальна записка), особового складу тощо
Через кадрову службу проходять не всі внутрішні документи, а тільки накази керівника підприємства. Через кадрову службу також проходять внутрішні документи, які породжують вихідні документи.
Вхідні документи. Документи, що надійшли, у ВАТ «АСПК» починають свій шлях до виконання з експедиції. Там вони піддаються експедиційної обробці, яка полягає в перевірці правильності доставки кореспонденції, розкритті конвертів, перевірки цілісності вкладень та попередньої сортування документів на реєстровані і незареєстровані. Нереєстровані документи та документи з позначкою «особисто» передаються за призначенням. У ВАТ «АСПК» обов'язково складається перелік нерегістріруемих документів, який щорічно переглядається.
Реєстровані документи поділяються на два потоки:
