align="justify">. Документи на ім'я керівника і без вказівки конкретної адреси;
. Документи на адресу структурних підрозділів.
Документи першого потоку передаються в кадрову службу, другий потоку - в структурні підрозділи. При централізованій реєстрації всі вище вказані документи надходять в кадрову службу.
Помічники керівника або секретар виробляють попередній розгляд документів, що надійшли. Метою попереднього розгляду документів, що надійшли є розподіл документів, що не вимагають обов'язкового розгляду керівництвом, встановлення підрозділу або особи, яким повинен бути спрямований цей документ. Звідси випливає, що при попередньому розгляді утворюється два документопотока: на адресу керівника ВАТ «АСПК» і в структурні підрозділи організації. Керівництву ВАТ «АСПК» передаються документи вищих органів управління та документи, що містять інформацію з найважливіших питань діяльності організації (установи). Решта документи передаються керівникам структурних підрозділів організації (установи) або безпосередньо виконавцям. При наявності в установі підрозділи по розгляду листів громадян, заяви і скарги направляються в нього з експедиції.
Документи передаються керівництву або виконавцям у день надходження у ВАТ «АСПК»
Документи, що підлягають реєстрації, після їх розгляду реєструються і передаються керівникам ВАТ «АСПК» і структурних підрозділів. Документи, які виконуються декількома підрозділами, передаються по черзі (згідно резолюції, накладеної в документі) або розмножуються і передаються одночасно в копіях.
Далі розглянемо вихідні документи.
Проект вихідного документа становить виконавець, правильність його оформлення перевіряє секретар. Вихідні документи оформляються в двох примірниках, крім факсів і телефонограм, який складають в одному примірнику. Проект вихідного документа може бути узгоджений як з фахівцями інших організацій (установ), так і всередині організації.
Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003, якщо документ проходить узгодження з іншою організацією, що не автором документа, то узгодження оформляється реквізитом «грифом узгодження документа». Документ, що проходить узгодження всередині організації (установи) оформляється реквізитом «візи узгодження документа».
Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис керівнику разом з матеріалами, на підставі яких він готувався.
До проекту документа виконавець докладає список організацій, яким повинен розсилатися підписаний документ.
Доцільно у ВАТ «АСПК» встановити порядок, при якому право підписання документів мають не тільки керівник підприємства, а й інші керівні працівники, в межах їх компетенції.
За цієї умови рух документів і їх виконання стануть більш оперативними.
Керівник ВАТ «АСПК» має право внести зміни та доповнення до підписується документ або повернути його на доопрацювання.
Після підписання керівником двох примірників вихідного документа він передається на реєстрацію. Відправляються документи реєструються в «Журналі реєстрації вихідних документів». Після реєстрації і присвоєння виходить документа реєстраційного номера необхідно зафіксувати його рукописним або машинописним способом на обох примірн...
