з особового складу. Передача справ здійснюється лише з описів та відповідно до складеного завідувачем архівом графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів та затвердженим керівником організації. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картотеки діловодної служби установи. Заголовок кожної картотеки повинен бути включений в опис.
Справи тимчасового (до 10 років) зберігання в архів організації, як правило, не передаються.
Приймаючи справи, співробітник архіву ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справи. Завідувач архівом розписується в прийомі справ на всіх примірниках річних розділів опису, вказує дату прийому і кількість прийнятих справ. Один примірник річних розділів описів повертається здавачеві, інші залишаються в архіві.
При здачі справ на державне зберігання організація представляє в державний архів:
ставлення на ім'я керівництва державного архіву із зазначенням назви організації, загальної кількості справ і крайніх дат документів;
опису в трьох примірниках, затверджені ЕПК архівного відділу;
історичну довідку організації, якщо справи здаються на державне зберігання вперше;
довідку про неповної схоронності документів (якщо будь-які справи втрачені).
Потім справи шифруються. Шифровка включає в себе вказівку на обкладинці справи номера фонду, номера опису, номера справи.
звірена з описом і зашифровані справи пов'язують в архівні зв'язки. Здача справ оформлюється актом. Організація-здавальник і державний архів розписуються на всіх примірниках описів та акту здачі документів.
Два примірники опису та один примірник акта залишаються в державному архіві, третій примірник опису та другий примірник акта повертаються організації та зберігаються постійно в діловодної службі.
Архівне зберігання документів в електронній формі
Особливість електронного зберігання полягає у спрямуванні документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і (за необхідності) з використанням віддаленого доступу (по телефону і через Internet).
База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.
Терміни зберігання документів не залежать від форми їх існування - паперовій або електронній - і визначаються, як уже сказано вище, спеціальними довідниками - переліками документів із зазначенням строків зберігання (типовим і відомчими). Крім того, в кожній організації є номенклатура справ. Вона також вноситься в комп'ютер і є самостійною таблицею в базі даних про документи організації.
Терміни зберігання, закладені в номенклатурі справ, дозволяють при виборі в реєстраційній картці документа номера справи, в яке поміщається документ, автоматично визначати його термін зберігання та ініціювати переміщення або копіювання документа у відповідний розділ архіву.
Після закінчення діловодного року виробляється сортування у справах всієї бази даних про д...
