, коли представлені в бухгалтерію паралельні документи.
Після перевірки і затвердження деяких документів (звітів матеріально-відповідальних осіб) здійснюється їх бухгалтерська обробка. Метою обробки є підготовка документів до подальших записів.
Перевірені документи групуються за однорідними ознаками здійснених операцій. Документи, що відображають рух грошової готівки в касі, групуються в одну групу; рух матеріальних запасів в іншу за матеріально відповідальними особами; по розрахунках з робітниками і службовцями по заробітній платі - у третю; з виписками банків - у четверту і т. д. У цих цілях зазвичай складають так звані группіровочние листи (накопичувальні відомості), застосування яких дозволяє скоротити число бухгалтерських записів, скоротити витрати на ведення бухгалтерського обліку.
группіровочних листи, накопичувальні відомості і машинограми (при комп'ютеризації) з доданими до них виправдувальними документами служать підставою для бухгалтерських записів по рахунках синтетичного та аналітичного обліку.
У обробці документів одним з найбільш складних видів робіт є кореспонденція рахунків. Неточності призводять до неправильного відображенню господарських операцій у бухгалтерському обліку.
Вказівка ??кореспондуючих рахунків (або котирування) проводиться безпосередньо на документах. Для цієї мети в документах відведено спеціальне місце. Котирування документів знаходить своє зовнішнє відображення у вигляді рахункових формул, які були вказані в розділі 3 (рахунки бухгалтерського обліку і подвійний запис).
Обробка первинних документів завершується складанням бухгалтерських статей, або, як їх нерідко називають проводок.
Бухгалтерські статті по кореспондуючих рахунках називають котируванням документа. Вони бувають прості і складні. Простими називаються такі статті, в яких кореспондують тільки два рахунки - один за дебетом, інший за кредитом. Складною вважається така стаття, до якої одночасно кореспондують більше двох рахунків, причому один дебетується і кілька рахунків кредитуються або навпаки. Обробка документів закінчується зазначенням кореспонденції рахунків. У документах бухгалтерського оформлення зазвичай не пишуть повне найменування рахунків, а вказують тільки їх цифрові шифри. Це скорочений обсяг робіт і робить подальші записи на рахунках більш зручними.
Всі документи після обробки та використання для бухгалтерських записів зберігаються в порядку, встановленому нормативним актом про документи і записи в бухгалтерському обліку підприємств та господарюючих суб'єктів (організацій).
Документи зберігаються в спеціальних архівах - поточних і постійних. У поточному активі, що знаходиться в приміщенні бухгалтерії, зберігаються документи за поточний рік, якими часто користуються працівники бухгалтерії. У постійному архіві, що знаходиться у спеціально обладнаному приміщенні, зберігаються в хронологічному порядку і за видами документи, звіти минулих років під відповідальністю головного бухгалтера або особи, ним на те уповноваженого.
Видача справ з бухгалтерського (поточного) архіву іншим структурним частинам даного підприємства проводиться тільки з дозволу головного бухгалтера. Термін зберігання документів у бухгалтерському архіві, а також порядок передачі їх після закінчення цих термінів в загальний (постійний) архів підприємства (суб'єкта) здійснюється діючими нормативними актами затвердженими в установленому порядку.
Контроль за виконанням документів
Контроль виконання завдання - одна з функцій управління. Мета контролю полягає в забезпеченні своєчасного та якісного виконання доручень і вирішення питань. Можна виділити контроль по суті вирішення питання і контроль за термінами виконання завдання.
Контроль по суті - це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішено питання. Контроль по суті виконання доручення, вирішення питання здійснює керівник (установи або відділу) або спеціально уповноважена особа. Відповідальність за правильне і своєчасне вирішення питань, відображених у документах, несуть керівники структурних підрозділів та співробітники, яким доручено виконання документа. Виконавець, як правило, вказується в резолюції керівника на документі або визначається відповідно до розподілу обов'язків в організації (фірмі). Якщо в резолюції керівника вказано декілька виконавців, відповідальним за виконання документа і відповідно організуючим його виконання є особа, зазначена в резолюції першою.
Контроль за термінами виконання документів веде служба документаційного забезпечення управління, а в невеликій фірмі - секретар. У Державній системі документаційного забезпечення управління зазначено, що Контроль виконання включає постанов...
