зробці номенклатури справ - правильно сформулювати заголовки справ, систематизувати їх і проставити терміни зберігання справ з посиланням на відповідну статтю за переліком документів. Це ми розглянемо пізніше на конкретному прикладі номенклатури справ організації в наступній статті.
Оформлення зведеної номенклатури справ проводиться на загальному бланку організації, де основна частина представлена ??в табличній формі з Регламентованими назвами граф.
І потім у відповідності з нормативними вимогами необхідно затвердити даний документ. Основні етапи утвердження номенклатури справ:
· візується відповідальним за архів організації,
· підписується керівником служби діловодства,
· узгоджується з експертною комісією організації зі складанням протоколу засідання експертної комісії,
· направляється на розгляд експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи - не рідше 1 разу на 5 років (даний етап пропустити, якщо організація не передає документи на державне зберігання, це не является джерелом комплектування держархіву),
· затверджується керівником організації (гриф затвердження на самому документі або наказ про затвердження номенклатури справ).
Зверніть увагу, щоб уникнути типової помилки - не можна міняти місцями два останні етапи. Вважається, що держархів має право зажадати внести зміни до номенклатуру справ. Якщо документ затверджений, то його пізно з ким-небудь погоджувати.
За правилами має бути чотири/три екземпляри номенклатури справ організації, які зберігаються:
· в службі діловодства - документ постійного зберігання,
· в державному архіві (екземпляр відсутня, якщо немає погодження з експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи),
· в архіві організації,
· робочий екземпляр (зручніше користуватися в електронному вигляді і розмістити у вільному доступі для всіх співробітників організації).
Порядок первинної обробки і реєстрація документів
Порядок прийому, перевірки та обробки документів.
Первинна документація складається в основному оперативними працівниками, а не працівниками бухгалтерського обліку. За достовірність які у документах даних, а також за сумлінне його складання несуть відповідальність посадові особи, які підписали цей документ.
Приймання документів від оперативних працівників здійснюється бухгалтерією. Головним бухгалтером підприємства встановлюється документообіг, точно визначає порядок, місце і час походження кожного документа з моменту його складання до здачі в архів і графік руху документів від кожного з цехів, дільниць, відділів, і кожного працівника із зазначенням робіт, які кожен з них повинен виконати в строго встановлені терміни.
Обробка документів у бухгалтерії включає наступні етапи облікових робіт: приймання, перевірку, угруповання і бухгалтерське оформлення.
При прийманні документів бухгалтерія встановлює відповідність зведеного документа (звіту, реєстру) з доданими первинними документами.
Представлені документи піддаються перевірки як з точки законності операції (по суті), так і за формою - правильності оформлення документа, а також правильності арифметичних обчислень і підрахунків, після чого приймаються до обліку.
Перевірка по суті полягає в тому, що за документами контролюється правова сторона здійснених господарських операцій, чи не порушують вони чинне законодавство РК, договори, інструкції, накази і т. д. Документи по господарських операціях, які порушують чинне законодавство і встановлений порядок прийому, оприбуткування, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних запасів та ін. активів, бухгалтерія не приймає до виконання й оформлення.
Перевірка правильності оформлення документів полягає в тому, що перевіряється повнота заповнення реквізитів, наявність відповідних підписів, правильність технічного оформлення, чи дотримані правила виконання помилок і т. д.
Перевірка арифметичної правильності документів полягає в тому, що шляхом ретельного перерахунку перевіряють правильність таксування, підрахунку підсумків і т. д.
Документи, в яких операції враховані тільки в натуральному вимірі, обчислюють у грошовому вимірнику. За операціями внутрішнього переміщення товарно - матеріальних запасів проводиться зустрічна перевірка документів за матеріально відповідальними особами, що представляються паралельно в бухгалтерію (у одних прибуткові, а в інших видаткові). Зустрічна перевірка здійснюється і в ряді інших випадків...
