ку на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку і регулювання ходу виконання, облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника. Організація контролю виконання повинна забезпечувати своєчасне та якісне виконання документів .
Технологію ведення контролю за строками виконання документів можна розбити на наступні процедури:
* фіксація всіх поставлених на контроль документів, вказівок, доручень, завдань керівництва (проводиться в процесі реєстрації);
* перевірка своєчасного доведення документа до виконавця;
* коригування даних про контрольованих документах при зміні термінів виконання, передачі документа від виконавця до виконавця, з підрозділу в підрозділ (заповнення розділу Хід виконання );
* нагадування виконавцям і керівникам підрозділі-ний про наявність невиконаних документів і доручень;
* інформування керівників (підрозділів і організації) про стан та хід виконання документів;
* внесення даних про виконання документів;
* аналіз стану справ і рівня виконавської дисципли-ни по організації в цілому, по структурних підрозділах, фахівцям, видам документів та іншим аспектам.
З урахуванням того, що виконавська дисципліна в нашій, країні поки ще не на належному рівні, всі документи, потребують прийняття управлінського рішення або виконання яких-небудь дій, складання відповідного або іншого документа, повинні бути поставлені на контроль. Для розпорядчих документів, наприклад, наказів, предметом контролю є містяться в ньому рішення. Відповідно на контроль ставиться кожен пункт, кожне завдання або доручення, що міститься в розпорядчому документі.
Терміни виконання документів можуть бути визначені законодавством, наприклад, для виконання звернень громадян.
У документах, що надійшли від вищестоящих організацій і містять яке-небудь доручення, зазвичай термін вказаний. У розпорядчих документах і рішеннях колегіальних органів термін вказується по кожному пункту. На документах, розглянутих керівником, термін їх виконання міститься в резолюції. Для вирішення періодично повторюваних питань в установі повинні бути встановлені і відображені в інструкції типові терміни виконання таких документів.
У додатку до Державній системі документаційного забезпечення управління дано перелік типових термінів виконання документів, яким треба скористатися, складаючи інструкцію з діловодства конкретної установи.
Для документів, що містять складне завдання, можуть бути встановлені тривалі терміни виконання (кілька місяців, півроку, рік). У такому випадку необхідно розділити доручення на етапи і контролювати виконання завдання поетапно.
У сроковой контролі можна виділити поточний контроль, попереджувальний і підсумковий контроль.
Основними видами контролю є поточний і попереджувальний контроль.
Під поточним контролем розуміють щоденну підготовку відомостей про документах, термін виконання яких закінчується сьогодні. Поточний контроль здійснюється шляхом щоденної перевірки ходу виконання документа і нагадування виконавцю про закінчення терміну виконання і необхідності завершення роботи над документом. Відповідальні за контроль виконання (у невеликій фірмі - секретар) щодня, як правило, на початку робочого дня, виявляють і складають список документів, термін виконання яких закінчується сьогодні.
Поточний контроль допомагає скласти план роботи на день. Він відразу показує, які справи мають бути завершені сьогодні (рішення питання на засіданні, підписання документа, відправка факсу і т.д.). Тому контроль за термінами виконання документів - це функція, обов'язково передбачати в посадовій інструкції секретаря керівника. Щодня виявляючи документи, термін виконання яких закінчується, секретар з'ясовує можливість своєчасного вирішення питання, а у разі зриву термінів - доповідає про це керівнику.
У ході попереджувального контролю складаються зведення і попереджаються виконавці за документами, термін виконання яких закінчується через 2 - 3 дні. Співробітник має ще час для вирішення питання.
Дуже важлива форма проведення контролю. Тільки орієнтація контролю на допомогу співробітникам в організації їх роботи, а не на виявлення недоліків, прагнення допомогти, нагадати, а не викрити можуть забезпечити найбільшу ефективність роботи служби контролю.
Систематична перевірка виконання, вміло і коректно проведена співробітником, який тактовно нагадує, що документ потрібен у строк, що від своєчасного вирішення питання залежить процвітання фірми і т.д., під...
