кого пошуку документів за їх змістом і видам. Від того, наскільки якісно вона складена, залежать оперативність роботи з документами та їх зберігання. Наявність номенклатури справ в кожній установі, організації, підприємстві обов'язково.
Робота зі складання номенклатур справ, як структурних підрозділів, так і установи в цілому, координується діловодної службою і, як правило, включає вивчення їх організаційної структури та напрямів, а також комплексу документів, на підставі яких будуть формулюватися найменування справ і визначатися принципи їх формування. У номенклатури справ включаються заголовки справ для групування документів з грифом Для службового користування raquo ;, довідкові картотеки.
Затверджені екземпляри номенклатур справ є документами постійного зберігання і включаються до складу справ служби діловодства організації.
Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання знаходяться протягом 1-3 років за місцем їх формування, а потім підлягають передачі на зберігання до відомчого архіву організації. Перед передачею в архів справи повинні бути дооформлени і описані в спеціальних облікових формах (здавальних описах) відповідно до вимог Федеральної архівної служби.
Справи тимчасового терміну зберігання (до 10 років), як правило, до відомчого архіву приймаються тільки з дозволу керівника організації.
Справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також конфіденційні і по особовому складу підлягають повному оформленню, яке передбачає наступні етапи.
. Пересістематізація документів у справі. Документи у справі підшиваються в прямому хронологічному порядку (по датах надходження і порядковим номерам) таким чином, щоб перший документ був на початку справи; з документів витягуються всі металеві скріплення (щоб уникнути іржі).
. Нумерація аркушів справи. З метою збереження і закріплення порядку розташування документів, включених у справу, вони нумеруються в розгорнутому вигляді арабськими цифрами валовою нумерацією в верхньому куті чорним графітовим олівцем або нумератором.
. Складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів справи.
. Складання засвідчувального напису справи.
. Внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи.
. Підшивка або оправлення справи. Особливо цінні документи зберігаються в закритих твердих папках з трьома клапанами із зав'язками або в картонних футлярах (коробках).
Дотримання встановлених правил обробки справ має на меті:
) забезпечити збереження документів, переданих на зберігання;
) підготувати повністю справи до архівного зберігання, так як архів не повинен займатися оформленням справ; архів тільки дописує на обкладинці справи архівний шифр.
Висновок
У процесі проходження навчальної практики були закріплені знання з питань документообігу в установі, а також отримані навички в документообігу Палацу культури. У цих цілях: визначено організаційну структуру підприємства, розглянуто питання організації документообігу, організації зберігання документів; ознайомлена з номенклатурою справ; ознайомлена з правилами видачі копій документів.
Було з'ясовано, що Обласний Палац культури є автономним установою, що здійснює діяльність на підставі Статуту. Штатна кількість співробітників 200 осіб. Відділ кадрів безпосередньо підпорядковується директору і на підставі положення про відділ здійснює свою діяльність.
Правила створення та оформлення документів у Палаці культури встановлені Інструкцією з діловодства РДГУ. Відзначено, що оформлення документів відповідає вимогам нормативно-методичної документації (у тому числі Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, Основних правил роботи архівів організацій).
У процесі практики був вивчений склад видів службових документів, порядок та особливості їх оформлення. З'ясовано, що в Палаці культури присутні наступні системи документації: організаційно-правова, кадрова, статистична. Детально вивчено процес руху документів на всіх етапах документообігу: від моменту отримання та створення документа до моменту відправки на виконання. Велику увагу приділено формуванню справ Палацу культури, вивчені деталі сортування окремих документів за ступенем важливості і терміновості виконання або ознайомлення. Перебуваючи на посаді помічника секретаря начальника відділу кадрів, отримала можливість ознайомитися з правилами оформлення справи, видачі копій документів, реєстрації та виконання документів, ознайомилася з організаційно - розпорядчими документами, ...
