оботи усіма користувачами, що мають авторизованій доступ з одноразовою публікацією кожної версії документа в локальній мережі корпорації. Основні можливості цих систем аналогічні системам, орієнтованим на бізнес-процеси. Проте їх відмітною особливістю є спосіб використання та розповсюдження. Аналогічні таким засобам як текстові редактори й електронні таблиці, корпоративні СЕД є стандартним, «додатком за замовчуванням» для створення і публікації документів в організації. Як правило, ці кошти не орієнтовані на використання тільки в якійсь певній індустрії або для вузько певної задачі. Вони пропонуються і впроваджуються як загальнокорпоративні технології, доступні практично будь-якої категорії користувачів.
Основна відмінність і перевага КСЕД в порівнянні з іншими програмними продуктами полягає в тому, що дане рішення, забезпечує єдину універсальну середу доступну для спільної роботи над усіма видами документів, одержуваними в результаті діяльності організації, що не залежну від масштабу організації.
Крім того, використання корпоративної системи документообігу, можливо, всіма співробітниками, які мають авторизований доступ з усіх структурних підрозділів організації, не залежно від їх місцезнаходження.
Підставою для введення загальнийкорпоративної системи електронного документообігу можуть, є наступні цілі та завдання:
. Формування єдиної корпоративної культури з координування роботи з усіма видами документів.
. Вироблення стандартів роботи з документами підприємства.
. Кваліфіковане управління документами в процесі їх створення, розробки, погодження, затвердження, реєстрації, використання, зберігання, розсилки.
. Ефективний контроль всіх етапів життєвого циклу документа, включаючи архівування та маршрутизацію.
. Оптимізація використання інформаційних ресурсів компанії, у тому числі таких ділових процесів: маршрутизація, архівування.
. Створення інформаційних порталів. Системи електронного управління документами, що володіють засобами спільної роботи, дають можливість накопичувати і використовувати інформацію в розподіленої корпоративної середовищі на основі застосування єдиних бізнес-правил, контексту і метаданих.
Платформа КСЕД дає можливість швидко створити спеціальні інформаційні додатки. Дані системи забезпечують процеси діловодства та документообігу, не змінюючи порядок проходження документів та інформації прийнятої в організації.
Виділяючи виробничий аспект цілей системи корпоративного електронного документообігу, слід зазначити, що КСЕД повинна забезпечувати документування органів державного управління, правоохоронних органів, фінансово-банківську діяльність, торгово-закупівельну діяльність, у тому числі електронну торгівлю, виробничу діяльність холдингів.
Причому рішення задач однієї групи не буде відповідати завданням іншої групи.
Створення архітектури електронного уряду стало метою федеральних програм «Електронна Росія (2002 - 2010 роки)» і «Інформаційне суспільство (2011 - 2020 роки)». Система корпоративного електронного документообігу для документаційного забезпечення органів державного управління вибирається за підсумками проведення відкритого тендеру. Дана КСЕД повинна вирішувати такі завдання.
Горизонтальне і вертикальне взаємодія як між міністерствами і відомствами, так і між федеральним урядом, регіональними та муніципальними органами влади.
Планування інтеграції інформації для загального використання між відомствами.
Візуалізація та контроль ефективності впливу електронних систем в діяльності міністерств, агентств, служб в цілому і окремо.
Підвищення якості обслуговування простих громадян органами державної влади за рахунок оптимізації ділових процесів.
Поліпшення використання часу, грошових коштів, а також трудовитрат усіма групами населення Росії за рахунок зменшення ступеня адміністративного регулювання.
Економія тимчасових, фінансових коштів за допомогою повторного використання автоматизованих ділових процесів, загальних задокументованих даних, розроблених раніше.
Підвищення ефективності роботи органами державної влади за рахунок можливості використовувати обмін досвідом і результатом в режимі реального часу.
Досягнення повної взаємодії органами державної влади без зниження вимог до безпеки за допомогою загальних компонентів інфраструктури та загальних прикладних і базових вимог.
Корпоративна система електронного документообігу для документаційного забезпечення органів державного управління створювалася в кіль...
