ідні реквізити оформлення справ відсутні.
На підприємстві не використовують типовий перелік документів зі строками зберігання. Номенклатура справ не складена.
Таким чином, на підприємстві повністю відсутня організація архівного зберігання документів.
Необхідно розробити номенклатуру справ, почати формувати документи у справи і організувати архів підприємства.
Тому для впорядкування роботи секретаря і менеджера з персоналу необхідно організувати їх роботу відповідно до правил роботи служб ДОУ.
При цьому потрібно розробити комплекс нормативних та організаційних документів, що регламентують правове становище, статус, функції, відповідальність і організацію роботи секретаріату і менеджера з персоналу.
Висновки до глави 2
ОАО ЦТД «Діаскан» засновано у квітні 1991 р На сьогоднішній день компанія займає лідируючі позиції в світі за обсягом діагностики магістральних, міжпромислові і нафтозбиральних трубопроводів.
У документационном обміні ВАТ ЦТД «Діаскан» відповідно з організаційною структурою задіяно 4 підрозділи. Згідно своїми функціями, кожен відділ розробляє відповідні документи, які передає в інші відділи, а також зовнішнім організаціям і підприємствам.
Дослідження системи документаційного забезпечення управління персоналом ВАТ ЦТД «Діаскан» виявило ряд суттєвих проблем, які потребують системного вирішення.
Серйозним порушенням в системі документаційного забезпечення управління персоналом є відсутність будь-яких нормативно-методичних матеріалів, які регламентують роботу з документами:
немає інструкції з діловодства, посадових інструкцій ряду співробітників;
не використовуються загальнодержавні нормативи по оформленню документів та ведення діловодства: ГОСТи, ГСДОУ «Основні правила роботи відомчих архівів» і «Перелік документів зі строками зберігання»;
документи зберігаються децентралізовано, що ускладнює облік, контроль виконання, забезпечення схоронності, а також довідково-пошукову роботу по документах.
У ВАТ ЦТД «Діаскан» не розроблений перелік документів, що підлягають постановці на контроль із зазначенням типових термінів виконання. Контрольні картки не заводяться. Попереджувальний контроль не ведеться. У зв'язку з відсутністю контрольних термінів не ведеться перевірка ходу виконання документів, виконавці не отримують попередніх попереджень про наближення термінів виконання, зведення про невиконаних вчасно документах не складається.
Керівництво підприємства не займається відстеженням стану виконавської дисципліни на підприємстві на належному рівні. Внаслідок цього бувають випадки втрати документів, несвоєчасного і неякісного їх виконання. Передача документів виконавцю часто ніяк не оформляється.
Звідси випливає, що необхідно розробити систему реєстрації вхідних і вихідних документів, розробити перелік документів, що підлягають обов'язковій постановці на контроль, ввести обов'язкове встановлення термінів виконання документів і призначати конкретних виконавців. Крім того, необхідно організувати обов'язкове проходження документації через секретаря для здійснення реєстрації та ведення контрольної картотеки із зазначенням термінів виконання документів.
РОЗДІЛ 3. ЗМІСТ І ОРГАНІЗАЦІЯ ВДОСКОНАЛЕННЯ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ ВАТ ЦТД «Діаскан»
3.1 Програма і план вдосконалення системи документаційного забезпечення системи управління персоналом
Дослідження системи документаційного забезпечення управління персоналом ВАТ ЦТД «Діаскан» виявило, що для вдосконалення системи ДОУ необхідно розробити комплекс нормативних та організаційних документів, що регламентують правове становище, статус, функції, відповідальність і організацію роботи секретаріату і менеджера по персоналу.
У цей комплекс повинні входити наступні документи:
положення про функціональну службі ДОП;
посадові інструкції секретаря та інструкція менеджера з персоналу з ведення діловодства.
Сучасний офіс вже неможливо уявити без комп'ютерної техніки. Але в області роботи з документами досі в багатьох організаціях фахівці, на яких покладено ведення діловодства, використовують комп'ютер як друкарську машинку з пам'яттю набору і роздруківки текстів.
У той же час комп'ютерні технології дозволяють автоматизувати весь цикл роботи з документами: від створення і редагування документів, їх реєстрації, контролю виконання, інформаційно-довідкової роботи, ведення адресних книг та інших баз даних, організації руху...
