ні бланки для складання організаційно-розпорядчої документації не використовуються. Крім того, на підприємстві не застосовується бланк формату А5, що є нераціональним підходом до оформлення документів, так як часто лист займає не більше половини аркуша формату А4.
Аналізуючи методи складання листів співробітниками ВАТ ЦТД «Діаскан», можна відзначити, що, як правило, існуючий бланк для листів використовується тільки в бухгалтерії, а співробітники підприємства при написанні листів керуються своїми уявленнями про складанні та оформленні документації.
На багатьох документах немає реквізитів Код форми документа raquo ;, Код організації raquo ;. Неправильно оформлений реквізит Адресат raquo ;. Поля листи не дотримані. Немає відмітки про виконавця документа і направлення документа до справи.
Інші документи, що регламентують внутрішню діяльність організації не складаються.
Накази складаються з порушенням ГОСТу. У них відсутні реквізити: Найменування виду документа raquo ;, Дата документа raquo ;, Довідкові дані про організацію raquo ;, Місце складання або видання документа raquo ;, Код фірми raquo ;, Заголовок до тексту raquo ;, Відмітка про контроль raquo ;, Візи узгодження документа raquo ;, Відмітка про виконання документа і направлення його до справи raquo ;. Крім того, невірно складається текст наказу: немає поділу тексту на констатуючу і розпорядчу частини. Для оформлення наказу не використовується загальний бланк
З проведеного аналізу випливає, що:
документи у ВАТ ЦТД «Діаскан» складаються і оформляються з порушенням вимог ГОСТ;
необхідно видати внутрішні нормативні документи, на базі яких секретар і менеджер по персоналу може здійснювати свою роботу;
слід організувати централізоване оформлення документів секретарем, знаючим вимоги діловодства.
У ВАТ ЦТД «Діаскан» немає документально оформленого відповідальної за одержання та облік кореспонденції, тому як приходять поштою документи, так і факси забирають іноді самі співробітники. Це нерідко призводить до втрати кореспонденції або її несвоєчасного отримання співробітниками. Крім цього повністю відсутня реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, у тому числі вхідних і вихідних факсів.
Реєстрація інших видів організаційно-розпорядчих документів не здійснюється. Перелік документів, що підлягають реєстрації, відсутня.
З вищесказаного випливає, що у ВАТ ЦТД «Діаскан» не дотримуються вимоги ГСДОУ що є порушенням у веденні діловодства на підприємстві. Крім того, не ведеться робота з контролю за термінами виконання документів, так як терміни виконання керівництвом не встановлюються. Документи надходять до співробітників, минаючи керівництво, і виконання документів проводиться співробітниками залежно від їх власних рішень.
Навіть для тих документів, які проходять через керівництво підприємства і передаються на виконання, терміни виконання документів не встановлюються, відмітки про передачу на виконання не ставляться, доручення керівництва носять усний характер.
У ВАТ ЦТД «Діаскан» не розроблений перелік документів, що підлягають постановці на контроль із зазначенням типових термінів виконання. Контрольні картки не заводяться. Попереджувальний контроль не ведеться. У зв'язку з відсутністю контрольних термінів не ведеться перевірка ходу виконання документів, виконавці не отримують попередніх попереджень про наближення термінів виконання, зведення про невиконаних вчасно документах не складається.
Керівництво підприємства не займається відстеженням стану виконавської дисципліни на підприємстві. Внаслідок цього бувають випадки втрати документів, несвоєчасного і неякісного їх виконання. Передача документів виконавцю часто ніяк не оформляється.
Звідси випливає, що необхідно розробити систему реєстрації вхідних і вихідних документів, розробити перелік документів, що підлягають обов'язковій постановці на контроль, ввести обов'язкове встановлення термінів виконання документів і призначати конкретних виконавців. Крім того, необхідно організувати обов'язкове проходження документації через секретаря для здійснення реєстрації та ведення контрольної картотеки із зазначенням термінів виконання документів.
Зберігання документів у ВАТ ЦТД «Діаскан» здійснюється децентралізовано. Співробітники підприємства документи на зберігання не здають, а зберігають їх на робочих місцях. Документи у справи або не формуються взагалі або формуються з порушенням вимог Основних правил роботи відомчих архівів raquo ;, а саме: документи у справи формуються довільно; часто в одній справі знаходяться документи з різними термінами зберігання; необх...
