документів всередині компанії, установи, фірми (візування, узгодження документів), прийом-передача документів до організації повнотекстового електронного архіву. Найбільш поширеним підходом до вирішення даної задачі для дрібних і середніх підприємств є вдосконалення виконання окремих видів робіт шляхом застосування універсальних інформаційних технологій (ІТ). Подібна стратегія, орієнтована на існуючу структуру підприємства досить проста в реалізації.
Вона може бути реалізована як на окремому комп'ютері, так і в рамках локальної мережі. Причому багато сучасні комп'ютерні системи та технології багатофункціональні і орієнтовані на виконання ряду діловодних функцій.
Тому автор пропонує для впровадження програму і план для вдосконалення системи документаційного забезпечення ВАТ ЦТД «Діаскан» поданий у таблиці 5.
Таблиця 5
План-графік заходів щодо вдосконалення системи ДОУ
МеропріятіяОтветственнийСрокі виполненія1. Розробка посадових інструкцій секретаря та інструкція менеджера з персоналу з ведення делопроізводстваМенеджер з персоналу, юріст11.20152. Розробка Положення про функціональну службі ДОУМенеджер з персоналу, юріст11.20153.Созданіе інструкції з делопроізводствуМенеджер по персоналу11.20154. Впровадження системи електронного документооборотаДіректор08.2015-12.2015
. Посадова інструкція - це документ, що визначає правове становище працівників фірми. У ній встановлюються завдання та функції працівників, їх права, обов'язки і відповідальність.
Посадова інструкція секретаря оформляється на загальному бланку з кутовим розташуванням реквізитів, підписується працівником, що склав цю інструкцію, і затверджується директором фірми. Посадова інструкція складається відповідно до уніфікованої формою посадової інструкції, закріпленої в Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД).
. Положення про функціональну службі - це документ, призначений для нормативно-правової регламентації діяльності служби і визначає її роль і місце в системі управління організації.
Положення повинно розроблятися керівником функціональної служби, їм підписується, узгоджуватися з юрисконсультом (якщо він є на підприємстві) і затверджуватися керівником підприємства. Підставою для внесення змін до положення є наказ директора ВАТ ЦТД «Діаскан».
Положення повинно бути розроблене відповідно до вимог УСОРД. Воно складається на загальному бланку з кутовим розташуванням реквізитів.
. Для регламентації ведення діловодства, складання та оформлення документів у ВАТ ЦТД «Діаскан» необхідно створення інструкції з діловодства.
Інструкція повинна складатися з наступних розділів:
. Загальні положення.
. Правила складання та оформлення документів.
. Складання та оформлення основних видів документів.
. Організація документообігу.
. 1. Порядок руху та обробки вхідних документів.
. 2. Порядок руху та обробки вихідних документів.
. 3. Порядок руху та обробки внутрішніх документів.
. Реєстрація документів.
. Контроль виконання документів.
. Систематизація документів.
. 1. Розробка номенклатури справ.
. 2. Формування справ
. Підготовка документів до архівного зберігання.
. 1. Експертиза цінності документів.
. 2. Опис документів постійного і тимчасового (понад десять років) термінів зберігання.
. 3. Забезпечення з?? хранности справ.
. 4. Передача справ в архів
Крім того, інструкція повинна мати ряд додатків:
приблизний перелік документів, що не підлягають реєстрації;
перелік документів, на яких ставиться печатка;
перелік документів, які підлягають затвердженню;
перелік документів, що підлягають узгодженню;
форма реєстраційно-контрольної картки;
перелік документів, що підлягають контролю за виконанням, із зазначенням термінів зберігання;
контрольні форми;
форма номенклатури справ;
акт про виділення до знищення документів, із простроченим терміном зберігання;
внутрішня опис документів справи;
опис справ, переданих на архівне зберігання.
Таким чином, зміст ...
