"> У процесі обговорення основних моментів, sales person (RBC manager) визначає Ключові Цілі (Key Objectives) клієнта (в ідеалі три) або найважливіші моменти (hot buttons) заходи.
. Узгоджені цілі або ключові моменти відображаються в бронюванні в програмі Fidelio.
. Ключові цілі повинні бути повторені в реченні або в листуванні з клієнтом.
. В процесі передачі файлу з RBC в Event Management особлива увага повинна бути звернена на Золоті Ключі.
. Після передачі файлу Event Manager, під час представлення клієнтові перевіряє ще раз Золоті Ключі і переконує клієнта в тому, що вони будуть виконані. Золоті Ключі відображаються у всій документації щодо заходу.
. Потім особлива увага приділяється Золоті ключі на кожній нараді де обговорюється інформація по заходах/групах 15ти хвилинні тренінги у відділах, F & B нараду і т.д.).
, У процесі проведення заходу, Event Manager і Банкетний менеджер перевіряють з Організатором, що всі Золоті Ключі виконані.
. На закінчення заходу, Event Manager перевіряє ще раз з Організатором Золоті Ключі, щоб переконатися що Клієнт задоволений.
. Коли Event Manager повертає файл в RBC для подальшої роботи з даним клієнтом, RBC менеджери проводять коректування Золотих Ключів у відповідність до потреб клієнта.
Незважаючи на ретельний підхід до організації діяльності event відділу, в роботі відділу з організації та проведення заходів проявляються такі проблеми:
1. Бажання догодити клієнту часто призводить до складнощів у роботі інших відділів: банкетної служби, АГС, інженерної служби, кухні.
Так, наприклад, при обговоренні з замовником таких функціональних моментів як розстановка в банкетному залі столів та стільців може призвести до того, що у затвердженому event менеджером плані розташування меблів у залі не будуть враховані робочі моменти, пов'язані з переміщенням офіціантів, обслуговуванням гостей, прегражденіе доступу кухарів до буфетам з метою провести заміну, поповнення їжі і т.д. Крім того, використання в процесі заходу різного роду хлопавок, конфетті, серпантину, повітряних куль сприяє збільшенню обсягу робіт для служби АГС і багатьох інших служб. p align="justify"> 2. Недостатньо швидка і точна робота event менеджерів у забезпеченні відділів необхідною інформацією щодо заходу: затримки або відсутність контрактів із змінами, неможливість замовника самому зв'язатися з необхідною службою або з менеджером вчасно, заздалегідь.
Після того, як замовник обговорив всі умови організації заходу, створюється контракт нового заходи (POP UP), я...
