ьна характеристика автоматизованих систем документаційного забезпечення управління
Автоматизована система документаційного забезпечення управління (АС ДОП) - програмне забезпечення (комп'ютерна програма, система), яке дозволяє виконувати роботу з електронними документами ( створення, зміна, пошук, зберігання), а також організувати взаємодію співробітників (передачу документів, видачу будівель (розпоряджень, отримань) і контроль за ними, відправлення повідомлень і т.д.). У більш широкому сенсі під АС ДОП розуміється сучасна організаційно-технологічна структура, що пронизує весь виробничий організм, що включає в себе і програмну, і технічну, і методологічну складову, а також організаційні та нормативно-правові аспекти. Її можна порівняти з В«кровоносною системоюВ» компанії.
АС ДОП покликана підвищити ефективність управлінської діяльності організації за рахунок автоматизації всього комплексу робіт з документами і повинна вирішувати такі основні завдання :
В· документування (підготовка, оформлення, узгодження, затвердження та випуск документів);
В· забезпечення документообігу (прийом, реєстрація, організація проходження документів та їх проектів, відправка, передача документів на архівне зберігання);
В· забезпечення роботи з документами в процесі здійснення управлінської діяльності (контроль виконання; облік, оперативне зберігання, організація систем класифікації, індексування, пошуку та обробки документів);
В· захист від несанкціонованого доступу; спільне використання документів співробітниками при дотриманні необхідного рівня контролю доступу;
В· забезпечення процесу прийняття рішень і звітності за документами; інформаційне обслуговування користувачів;
В· автоматизація процедур архівування, архівного зберігання та знищення документів (виконання правил зберігання, забезпечення пошуку і використання);
В· здійснення передачі на державне зберігання або знищення архівних документів.
Впровадження АС ДОП має такі яскраво виражені позитивні сторони:
В· у всіх підрозділах і в організації в цілому вводиться уніфікована, формалізована і строго регламентована технологія діловодства;
В· організація стає повністю керованою. З'являється можливість відповісти на будь-яке питання за документами і виконавцям, здійснювати аналіз і управління документаційною діяльністю;
