заходів щодо передачі документів на постійне зберігання до державного архіву у встановлені ним строки;
Гј складає і подає не пізніше, ніж через 2 роки після завершення діловодством, річні розділи описів справ постійного зберігання та з особового складу на розгляд ЕПК Комітету у справах архівів адміністрації Челябінської області;
Гј надає методичну допомогу службі діловодства у складанні номенклатури справ вузу;
Гј контролює правильність формування та оформлення справ у діловодстві, які підлягають передачі в архівний відділ;
Гј бере участь у розробці нормативних та методичних документів з архівної справи в університеті;
Гј бере участі в роботі експертної комісії університету;
Гј щорічно представляє в архівний відділ адміністрації м. Магнітогорська відомості про склад і обсяг документів (паспорт архівного відділу) [16].
Для виконання основних завдань і функцій архівний відділ університету має право:
Гј вимагати від структурних підрозділів своєчасної передачі в архівний відділ документів в упорядкованому стані;
Гј вимагати від керівників структурних підрозділів дотримання встановлених правил роботи з документами;
Гј запитувати від структурних підрозділів необхідні для роботи архівного відділу відомості;
Архівний відділ спільно з керівниками університету несе відповідальність за:
Гј недотримання умов забезпечення схоронності документів;
Гј втрату та несанкціоноване знищення документів;
Гј необгрунтовану відмову в прийомі на зберігання документів постійного зберігання та з особового складу структурних підрозділів;
Гј порушення правил використання документів та доступу користувачів до документів, встановлених законодавством.
Планування діяльності архівного відділу здійснюється в напрямку:
розробка плану роботи на навчальний рік;
розробка та складання плану - графіка передачі справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання структурними підрозділами магу в перебігу навчального року;
розробка графіка передачі особових справ випускників попереднього року очної форми навчання;
розробка графіка передачі особових справ випускників та відрахованих вечірн...
