/p>
- кількість одночасно виписуються примірників;
найменування обов'язкових реквізитів і показників документів;
ким заповнюються реквізити та їх показники;
правила формування показників;
значимість кожного показника;
періодичність складання документів; частота розробки показників.
Одночасно з вивченням потоків документації доцільно отримати максимум відомостей про функції, які здійснюються кожним підрозділом органу управління і для виконання яких призначені відомості документації. У зв'язку з цим в програму дослідження доцільно включати питання, які допоможуть з'ясувати функції, що їх конкретними підрозділами органу управління та його окремими робочими групами. Об'єктами дослідження є документовані і недокументовані повідомлення, що відображають процеси виробничо-господарської діяльності та управлінських робіт, а також пов'язані з ними процеси формування показників і документів та маршрути їх руху [65, с. 281].
При дослідженні процесу обробки даних в керуючій системі і її підрозділах розрізняються процеси розрахунку показників і процеси формування документів. Розрахунок показників здійснюється на основі певних правил-процедур з вихідними даними, які проявляються у вигляді послідовності їх обробки. Формування документів проводиться на основі певних правил підбору джерел вихідних показників, самих даних і послідовності записи в форму документа.
Далі уточнюються маршрути руху документів по підрозділах органу управління, починаючи з моменту їх формування до передачі на зберігання або виходу за межі керуючої системи.
Для обстеження вхідних і вихідних документів застосовні два основні методи. Метод інвентаризації та метод типових груп. При методі інвентаризації збираються відомості про всіх документах. Він дозволяє отримати найбільш вичерпні відомості про рух інформації. Однак у силу велику трудомісткість метод інвентаризації застосовується дуже рідко.
Для обстеження систематизованих масових і регулярно повторюваних документів більш часто використовується метод типових груп, коли реєстрації підлягає не кожен документ, а певний тип однорідних документів.
Найбільш поширеним є аналіз потоків інформації за допомогою графічного методу [49, с. 365].
Графічний метод використовується для опису потоків інформації (головним чином документопотоков) невеликий розмірності на макро рівні, для виявлення загальної структури та функцій системи управління, а також для вдосконалення існуючих потоків інформації.
Основні елементи потоку - документи. Відношення між ними зображуються у вигляді графічної схеми. Процедури перетворення моментів потоку (обробки документів) записуються у вигляді коротких пояснень на схемі потоку. Система координат графіка двовимірна. У заголовках стовпців записуються найменування структурних підрозділів конкретної організації, в заголовках рядків-найменування моментів або проміжків часу. Шкала може бути рівномірною або нерівномірною. Кожен документ на схемі зображено у вигляді прямокутника із зазначенням номера документа. Стрілка, що йде до документа (від документа), показує напрямки руху інформації.
Під документом даються короткі пояснення...
