облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або отримання.
Реєстрація є однією з найбільш трудомістких діловодних операцій, тому при побудові раціональної системи реєстрації важливо визначити, які документи повинні реєструватися, а які ні.
До нерегістріруемих документам зазвичай відносять: рекламні листи, вітальні листи і телеграми, запрошення програми семінарів, нарад і конференцій, друковані видання (книги, брошури, журнали), пакети з позначкою «особисто», копії нормативних документів, постанов і розпорядженні державних органів, інформаційні матеріали.
Кожен документ, віднесений до числа реєстрованих, отримує свій реєстраційний номер. Він не збігається і істотно менше облікового порядкового номера, проставленого в позначці про надходження документа в організацію. Всі документи реєструються один раз. У великому установі реєстрацію веде група реєстрації канцелярії. У невеликому установі, фірмі всі документи реєструє централізовано секретар.
Для вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведуться роздільні реєстраційні форми з самостійними реєстраційними номерами.
З вхідного документа в процесі реєстрації в реєстраційну форму виписуються, як правило, такі відомості: дата отримання. реєстраційний номер документа, автор, резолюція, виконавець, хід виконання (фіксуються всі передачі документа і як виконаний), № справи (куди документ поміщений після виконання).
При реєстрації окремих видів документів, наприклад, внутрішніх, звернень громадян і вихідних документів, відомості, що вносяться до реєстраційних форми, частково змінюються і доповнюються. Наприклад, при реєстрації звернень громадян записується їх адресу.
Форми реєстрації можуть бути трьох видів: журнальна, карткова і автоматизована електронна (на ПЕОМ).
Журнальна система реєстрації потрібна тоді, коли облік документів виступає на перше місце, запобігає претензії з боку громадян, конфліктні ситуації. Наприклад, при видачі документів про освіту, трудових книжок, пропусків. Це, як правило, документи, реєстраційний індекс яких складається з порядкового номера.
Більш зручною є карткова система реєстрації документів. Форма картки (РКК - реєстраційно-контрольної картки) і розташування в ній реквізитів можуть бути визначені в самій установі і записані в інструкцію з діловодства.
Ручна карткова система реєстрації швидко замінюється сьогодні реєстрацією документів на комп'ютері. Але і в цьому випадку на екран виводиться форма картки (екранна форма РКК) з аналогічними полями і в неї заносяться відомості про документ.
На всіх вхідних документах проставляється реєстраційний номер документа, що фіксує факт і час надходження документа в МБОУ ЗОШ д. Ішимова. Місце проставлення штампа визначено ГОСТ Р 6.30 - 2003. У практичній діяльності, залежно від обсягу в МБОУ ЗОШ д. Ішимова використовують журнальну форму реєстрації документів, причому реєстрацію вхідної документації не виробляють, так як більшість документів надходять електронною поштою. З вихідних документів реєструються тільки довідки.
Контроль виконання документів - сукупність дій, які забезпечують своєчасне виконання документів.
Організація конт...
