иках. Після реєстрації документи направляються в експедицію. Тут перевіряється правильність оформлення вихідних документів і сортування їх по кореспондентам. У ВАТ «АСПК» є масив постійних адрес. Після оформлення адресата на конвертах проставляються види поштових відправлень, оформляється вартість відправлення і складаються описи на поштові відправлення.
Відправка вихідних документів відбувається в той же день. Другий примірник відправляються документів або єдиний екземпляр факсу (телефонограми) підшиваються в справу.
Внутрішні документи.
Внутрішні документи готуються, оформляються в межах ВАТ «АСПК».
Проходження їх на етапах підготовки та оформлення організовуються так само, як підготовка та оформлення вихідних документів, а на етапі виконання воно збігається з маршрутом вхідних документів.
Особливість руху внутрішніх документів є те, що маршрути їх різні для окремих видів документів.
Під обсягом документообігу розуміють загальна кількість вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу.
Облік обсягу документообігу організовується для встановлення:
завантаження ВАТ «АСПК» », його підрозділів і служби документаційного забезпечення управління;
потреби ВАТ «АСПК» організаційної та електронно-обчислювальній техніці.
При визначенні обсягу документообігу кадрової служби одноразово обов'язково враховуються всі документи. Підрахунок вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведеться роздільно. Окремо враховуються машинописні копії та копії, виготовлені засобами оперативного розмноження. Загальний обсяг документообігу кадрової служби виражається дробом, чисельник - кількість основних документів, знаменник - кількість копій.
2.3 Реєстрація та виконання документів
Проаналізуємо загальні правила реєстрації документів у ВАТ «АСПК».
Реєстрація документа - запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або отримання. Дотримуючись визначення, реєстрація документа - це присвоєння йому індексу та проставлення його на документі з наступним записом даних про документ у журналі реєстрації або реєстраційній картці. Метою реєстрації є забезпечення обліку, контролю та пошуку документів.
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожен документ повинен реєструватися тільки один раз. Реєстрація надає юридичну силу документом, тому що вона фіксує факт його створення або одержання. Наприклад, наказ набирає чинності і починає діяти тільки з моменту його реєстрації. Лист, що відправляється організацією, отримує офіційний характер тільки при наявності вихідного реєстраційного номера.
При реєстрації документів використовуються такі основні довідкові матеріали: перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства; перелік структурних підрозділів з їх умовними позначеннями; номенклатура справ.
При реєстрації документу присвоюється реєстраційний індекс. Індексація документів у діловодстві - це проставлення їх порядкових (реєстраційних) номерів і необхідних умовних позначень при реєстрації, що вказують місце їх виконання...
