креслює потрібність даного працівника і його роботи. Крім того, сроковой картотека допомагає при плануванні робочого дня керівника, так як в ній відображені всі заходи та завдання на дане число.
Якщо при отриманні документа, або в ході виконання документа виконавцем з'ясовується неможливість його своєчасного виконання, про це доповідається керівнику підрозділу (тому керівнику, резолюція якого є на документі або який дав завдання виконавцю), який має право на перенесення терміну виконання документа. Якщо керівник продовжує термін виконання, секретар відповідно до його вказівки вносить до реєстраційної картки новий термін виконання.
Питання про перенесення термінів виконання документа повинен бути поставлений не пізніше одного дня до закінчення контрольної дати. Перенесення терміну виконання заднім числом не допускається і, як правило, в принципі неможливий в автоматизованих системах.
Для документів з тривалим (кілька місяців) терміном виконання, наприклад договорів, можуть контролюватися проміжні етапи виконання з занесенням відомостей про хід виконання в поле Хід виконання реєстраційної карточ-ки документа.
Часто вирішення питання вимагає послідовної роботи над документом декількох виконавців або узгодження документа з кількома підрозділами. Наприклад, проект договору повинен бути узгоджений з юридичною службою, з бухгалтерією і т.п. У цих випадках повинен контролюватися термін знаходження документа у кожного виконавця. При передачі документа факт передачі обов'язково реєструється. Зазвичай реєстрація проводиться секретарем підрозділи, передавального документ. Рух документа і дати її передачі відображаються в розділі реєстраційної картки Рух документа .
При появі документів з вичерпаним терміном виконання їх список в той же день роздруковується і доповідається керівнику.
Якщо право на. проведення реєстрації документів може бути надано широкому колу співробітників, то внесення змін до реєстраційної картки, як правило, здійснюється тільки одним відповідальним працівником, секретарем-референтом або начальником канцелярії.
Зняття документу з контролю здійснюється тільки після повного виконання документа: виконання резолюції керівника, підготовки відповідного документа, отримання відповіді на вихідний документ і іншого документованого підтвердження факту виконання. Результат виконання документа повинен бути записаний в реєстраційній картці. Наприклад: направлено запрошення, підписаний договір, відправлено листа зі специфікацією продукту і т.п.
У реєстраційну картку також вносяться з?? єден про дату виконання документа, і вказується номер справи за номенклатурою, в яке підшитий виконаний документ.
До підсумкового контролю відносять аналітичну роботу з узагальнення виконавської дисципліни та результатів роботи співробітників підрозділу або організації в цілому. Підсумковий контроль проводиться співробітниками (службою), що відповідають за контроль виконання, або секретарем фірми із заданою періодичністю (щотижня, щомісяця, щокварталу). Фактично він представляє собою аналітичне узагальнення документообігу, виконавської дисципліни в організації (фірмі) і її структурних підрозділах, дає уявлення про роботу організації в цілому. Результати подальшого контролю знаходять відображення в підсумкових кількісних і облікових зведеннях стану виконання завдань, т. Е. Контрольованих документів. Підсумковий контроль в обов'язковому поєднанні з попереджувальним контролем є засобом забезпечення вирішення виробничих та комерційних завдань і в той же час стимулюючим фактором підвищення дисципліни службовців.
Формою контролю є періодичне складання узагальнюючої звітності за документами організації (фірми). Це дозволяє керівництву знати, чим займається той чи інший співробітник (підрозділ) і як йдуть справи по конкретному напрямку діяльності (рішенням того чи іншого питання).
Форма звіту з контролю
Така таблиця є основою для підсумкового контролю.
Підготовка справ до архівного зберігання
Завершальний етап роботи з документами в діловодстві - обробка справ для їх подальшого зберігання та використання. Обробка справ для зберігання включає проведення експертизи наукової і практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання. У результаті діяльності організацій, підприємств та установ створюються документи, що мають різне наукове і практичне значення. Значна частина їх несе в собі інформацію разового характеру. Після використання цієї інформації в оперативних цілях такі документи втрачають значення і подальше їх зберігання недоцільно. Інші документи зберігають своє значенн...
