ижка - це документ, в якому міститься вся інформація про трудову діяльність її власника, про його В«зростанніВ» і В«падінніВ». Заповнення її вимагає від працівника кадрів набагато більшої уважності і далекоглядності, ніж оформлення будь-якого іншого документа. p> Помилку, допущену в наказі, в договорі, в акті, легко виправити, і, швидше за все, ніхто і не дізнається, що вона мала місце. p> А наслідки непомічених і невиправлених помилок у документі, що підтверджує трудовий стаж працівника, можуть виявитися тільки під час оформлення пенсії і стати причиною серйозних проблем. В
1.2.3. Формування і зберігання справ у кадровій службі
В
Справа - сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку. ГОСТ Р 51141-98 В«Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. В»Затв. Постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 N 28. - Угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. p> При формуванні справ необхідно дотримуватися таких правил:
- роздільно групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання;
- поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до найменуванням справ за номенклатурою;
- поміщати разом всі документи, пов'язані з рішенням одного питання;
- поміщати становища разом з основними документами;
- додатки обсягом понад 100 аркушів слід групувати в окремі справи, про що в документі робиться відмітка;
- документи у справі розташовувати в хронологічному порядку за датою реєстрації документа, по нумерації;
- дотримуватися обсяг документів, які повинні поміщатися в справу. В одній справі може бути підшито не більше 250 аркушів (товщина 30-40мм), потім заводиться нова папка з тим же індексом;
- включати у справи тільки по одному примірнику кожного документа. Не допускається включення у справу документів, що не відносяться до нього, чернеток, варіантів, розмножених копій, документів, що підлягають поверненню. p> У процесі угруповання перевіряється правильність оформлення документів. Неоформлені і неправильно оформлені документи повертаються безпосередньо виконавцям на доопрацювання, після чого передаються для включення у відповідні справи. p> Справи постійного і довгострокового термінів зберігання оформляються у тверді обкладинки, на яких робиться опис справи.
Листи справи нумеруються, на початку справи підшивається внутрішній опис документів, в кінці справи - засвідчувальний напис. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо, їх кількість вказується в засвідчувального напису після загальної кількості аркушів справи через знак +. h3> А) Номенклатура справ відділу кадрів.
Номенклатура справ призначена для формування справ, їх угруповання, систематизації та обліку, визначення термінів їх зберігання і є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання. <...
